เอกสารนับว่าเป็นสิ่งที่มีความสำคัญมาก เพราะในเอกสารจะมีข้อมูลต่างๆ อยู่ เวลาที่ไม่ได้ใช้งานเอกสารแล้ว หากทำลายเอกสารเอกสารไม่ดี ก็อาจทำให้ข้อมูลต่างๆ เกิดรั่วไหล เพื่อหลีกเลี่ยงเหตุการณ์เหล่านั้นวิธีที่ดีที่สุดที่ช่วยให้ไม่สามารถนำข้อมูลมาใช้งานได้นั่นก็คือการใช้ เครื่องย่อยอากาศ ซึ่งถือว่าเป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์ที่ควรมีติดไว้ที่บริษัท หากใครที่ไม่รู้ว่าจะเลือกเครื่องย่อยกระดาษรูปแบบไหนให้เหมาะสมกับการใช้งาน ต้องไม่พลาดบทความนี้

• เครื่องย่อยกระดาษขนาดเล็ก เหมาะกับการจำกัดเอกสารจำนวนน้อยๆ พวกเอกสาร ซองจดหมายต่างๆ และของที่ไม่แข็งมากนัก

• เครื่องย่อยกระดาษขนาดใหญ่ มีขนาดใหญ่ เหมาะสำหรับจำกัดเอกสารที่มีปริมาณมาก หรือเอกสารที่แข็งแรง

• แบบมือหมุน จะเป็นระบบที่ใช้การหมุนมือในการทำลายเอกสาร มักจะใช้ในการย่อยเอกสารปริมาณน้อยๆ และไม่แข็งมากนัก

• แบบอัตโนมัติ เป็นระบบที่จะใช้ไฟฟ้าในการกำจัดกระดาษ เหมาะกับเอกสารที่มีปริมาณมาก หรือเอกสารที่มีความแข็ง

เมื่อรู้จักประเภทคร่าวๆ กันไปแล้ว ทีนี้หลายคนก็คงมีตัวเลือกหลายๆ ตัวอยู่แล้ว และเพื่อให้ง่ายต่อการเลือก เราจะมาแนะนำวิธีเลือกให้ตอบโจทย์การใช้งานกัน

• ดูจากจำนวนเอกสาร ต้องดูว่าส่วนใหญ่เวลาย่อยเอกสารที ย่อยเป็นจำนวนเยอะหรือไม่ เพราะถ้าไม่เน้นปริมาณมากนัก เครื่องเล็กก็ตอบโจทย์มากกว่า

• ดูจากการนำไปใช้งาน โดยดูว่าต้องการนำไปใช้งานในรูปแบบไหน เช่น ต้องการเครื่องย่อยเอกสารที่สามารถเคลื่อนย้ายได้ง่าย หรือต้องการความสะดวกในการใช้งาน

• ดูรูปแบบของการใช้งานที่ต้องการ เนื่องจากรูปแบบของเครื่องย่อยเอกสารแต่ละประเภทก็จะมีรูปแบบที่ต่างกัน เช่น ต้องการเครื่องที่สามารถย่อยได้ละเอียด เครื่องใหญ่ก็อาจจะตอบโจทย์มากกว่า

• ดูฟังก์ชั่นการใช้งานที่ต้องการ เพราะด้วยฟังก์ชั่นที่มีให้เลือกหลากหลาย ดังนั้นจึงต้องดูให้ดีว่ามีฟังก์ชั่นตรงกับการใช้งานหรือไม่ เช่น เครื่องย่อยที่แค่เสียบปลั๊กก็ใช้งานได้เลย

ส่วนใหญ่เครื่องย่อยกระดาษจะไม่แตกต่างกันมากนะ แต่จะมีส่วนของฟังก์ชันที่ใช้ในการทำงาน เพื่อที่จะทำให้ง่ายต่อการเลือกมากยิ่งขึ้น ส่วนใหญ่ฟังก์ชันของเครื่องย่อยเอกสารมักจะมี

• ลดเสียงรบกวน ทำให้ทำงานได้เงียบมากยิ่งขึ้น

• ตัดไฟอัตโนมัติ เมื่อเครื่องร้อน หรือตัวเครื่องปิดไม่สนิท

• ฟังก์ชั่นถอยหลัง ในกรณีที่กระดาษติด

• ฟีดกระดาษอัตโนมัติ ทำให้ไม่ต้องคอยใส่กระดาษเข้าไปทีละแผ่น

หลายคนมักจะคิดว่าเครื่องย่อยกระดาษมีไว้แค่ย่อยกระดาษเท่านั้น ซึ่งไม่จำเป็นขนาดนั้น เพราะสามารถจำกัดกระดาษด้วยวิธีอื่นได้ แต่จริงๆ แล้วเครื่องย่อยกระดาษมีประโยชน์มากกว่านั้น ไม่ว่าจะเป็น

• ลดปริมาณเอกสารไม่จำเป็น เอกสารเมื่อไม่ใช้งานก็จะทำให้เอกสารเยอะไปหมด ดังนั้นการย่อยเอกสารจึงช่วยลดปริมาณเอกสารเหล่านั้นได้

• ป้องกันข้อมูลรั่วไหล เวลาที่เราไม่ได้ทำลายเอกสาร ก็อาจจะทำให้มีคนเอาข้อมูลเหล่านั้นไปใช้งานได้ ดังนั้นจึงควรจะย่อยเอกสารไม่ให้ใช้งานได้อีก

• เพิ่มพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร เมื่อปริมาณเอกสารน้อยลง ก็จะเป็นการเพิ่มปริมาณพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร และช่วยทำให้เก็บเอกสารได้เป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น

สามารถกดติดตาม Born Reviews ได้ตามช่องทางต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น
Facebook : BornReviews