บัญชีรายรับรายจ่าย ทำเองง่าย ๆ ช่วยได้จริง

[พรสัก ส่องแสง]

บัญชีรายรับรายจ่าย ตัวช่วยสำคัญในการวางแผนการเงิน ไม่ว่าจะเป็นบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับค่าใช้จ่ายทั่วไปในชีวิตประจำวันอย่างสมุดรายรับรายจ่ายทําเอง หรือบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับธุรกิจอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ต่างก็มีส่วนในการช่วยวางแผนการเงินให้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

โดยวิธีเขียนรายรับรายจ่ายเพื่อทำบัญชีรายรับรายจ่ายในแต่ละรูปแบบก็อาจมีจุดสนใจที่ต่างกันออกไป ในบทความนี้เราจะพาไปดูวิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายง่าย ๆ ที่ไม่ว่าใครก็ทำได้ แม้คุณจะเป็นมือใหม่ เพิ่งเคยทำบัญชีรายรับรายจ่ายครั้งแรกก็ไม่มีปัญหา

แต่ก่อนหน้าที่เราจะไปเริ่มทดลองทำบัญชีรายรับรายจ่ายก็ควรมาทำความรู้จักกับบัญชีรายรับรายจ่ายกันก่อนว่าคืออะไรกันแน่ และการทำบัญชีรายรับรายจ่ายในธุรกิจต่าง ๆ มีอาชีพไหนบ้างที่ควรทำ จากนั้นจึงมาดูตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่าย และตัวช่วยที่จะทำให้คุณทำบัญชีรายรับรายจ่ายได้ง่ายขึ้นไปพร้อม ๆ กัน!
บัญชีรายรับรายจ่าย คืออะไร

บัญชีรายรับรายจ่ายคือการจดบันทึกรายการเงินของเราทั้งรายรับและรายจ่ายที่เกิดขึ้น เพื่อนำไปใช้งานต่อในอนาคตเช่น เพื่อนำไปวางแผนการเงินในชีวิตประจำวันโดยใช้แบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่ายประจำวัน หรือบัญชีรายรับรายจ่ายเพื่อการนำเงินไปยื่นภาษีต่อไป

นอกจากนี้ยังมีการทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับธุรกิจต่าง ๆ ที่จะต้องเขียนข้อมูลอย่างละเอียดเพื่อให้บัญชีรายรับรายจ่ายเป็นไปตามที่กรมสรรพากรกำหนดอีกด้วย แต่โดยหลักแล้วการทำบัญชีรายรับรายจ่ายจะช่วยให้คุณทราบผลกำไร ขาดทุนในธุรกิจของตนเอง จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ควรทำอย่างยิ่ง

เพราะการทำธุรกิจนั้นล้วนมุ่งเน้นการสร้งาผลกำไรสูงสุด ดังนั้นบัญชีรายรับรายจ่ายจะทำให้เราเห็นภาพว่าเงินถูกใช้ในส่วนใดมากจนเกินไปหรือไม่ จะปรับปรุงแก้ไขอย่างไรให้แผนการเงินของเราดีขึ้นในอนาคต
รู้ก่อนทำ! อาชีพไหนต้องทำบัญชีรายรับรายจ่ายบ้าง?

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายแท้จริงแล้วไม่ว่าใครก็สามารถทำได้ หากเป็นแค่การทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับชีวิตประจำวันทั่ว ๆ ไปเท่านั้น แต่หากเป็นบัญชีรายรับรายจ่ายที่จริงจังมากยิ่งขึ้นในระดับธุรกิจหรือการทำงานต่าง ๆ ก็มักจะเป็นอาชีพอิสระเป็นหลัก ได้แก่ อาชีพค้าขาย, อาชีพรับจ้าง และผู้ประกอบอาชีพเกษตรกร

อาชีพเหล่านี้จะต้องทำบัญชีรายรับรายจ่ายเพื่อหาผลกำไรหรือขาดทุนของตนเอง โดยวิธีการทำบัญชีรายรับรายจ่ายจะเป็นหลักการเดียวกัน เพียงนำรายได้ - ต้นทุนค่าใช้จ่ายที่เสียไป ก็จะได้ผลลัพธ์ออกมาว่าธุรกิจหรือกิจการของเราได้กำไรหรือขาดทุนนั่นเอง

โดยการยื่นบัญชีรายรับรายจ่ายให้กับผู้ประกอบการจะต้องมีเอกสารประกอบหรือหลักเกณฑ์เฉพาะบางอย่างด้วยว่าต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง ซึ่งจะกล่าวถึงโดยละเอียดในหัวข้อถัดไป
ทำบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างไรให้ถูกเกณฑ์สรรพากร

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้ถูกหลักเกณฑ์ของสรรพากรนอกจากจะต้องมีข้อมูลรายรับรายจ่ายแล้วก็จะต้องมีเอกสารประกอบอื่น ๆ และข้อกำหนดเพิ่มเติมในการจัดทำบัญชีรับจ่ายให้ตรงตามข้อกำหนด ประกอบไปด้วยหลักการดังต่อไปนี้

• หลักการทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้ตรงตามเกณฑ์สรรพากรในด้านรูปแบบ
  
  
  • ในการทำบัญชีรายรับรายจ่ายจะต้องมีวันเดือนปีระบุชัดเจน มีรายการบอกรายละเอียดสินค้าและบันทึกจำนวนเงินในช่องรายรับหรือช่องรายจ่ายอย่างชัดเจน
  • บัญชีรายรับรายจ่ายจะต้องจัดทำเป็นภาษาไทยเท่านั้น หรือถ้าทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นภาษาอังกฤษก็จะต้องมีภาษาไทยกำกับ
  • บัญชีรายรับรายจ่ายต้องมีการลงข้อมูลภายใน 3 วันทำการนับตั้งแต่วันที่เริ่มมีรายรับรายจ่ายเกิดขึ้น
  
  
• หลักการทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้ตรงตามเกณฑ์สรรพากรด้านการลงข้อมูล
  
  
  • เมื่อลงข้อมูลในบัญชีรายรับรายจ่ายแล้วจะต้องมีเอกสารประกอบอย่าง ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีด้วย
  • รายจ่ายในบัญชีรายรับรายจ่ายจะต้องเกี่ยวข้องกับธุรกิจโดยตรงเท่านั้น ห้ามใส่รายจ่ายส่วนตัวในบัญชีรายรับรายจ่าย ดังนั้นจึงต้องตรวจสอบให้ดี
  • หากไม่ได้มีการจดภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถนำภาษีส่วนนั้นมารวมเป็นต้นทุนค่าใช้จ่ายในบัญชีรายรับรายจ่ายได้
  • หากมีการซื้อขายเป็นเงินเชื่อให้บันทึกในวันที่ได้รับชำระหรือจ่ายชำระ โดยลงรายละเอียดหมายเหตุไวในบัญชีรายรับรายจ่ายให้เรียบร้อย
  • สามารถสรุปยอดบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นรายเดือนเพื่อยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหรือจะรวมยอดเป็นรายวันก็ทำได้เช่นกัน

จะเห็นได้ว่าหลักเกณฑ์การทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้ถูกต้องตามที่สรรพากรกำหนดไม่ได้มีเงื่อนไขที่ยากเป็นพิเศษแต่อย่างใด เพียงแค่ต้องใส่ใจในการทำบัญชีรายรับรายจ่ายและกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนก็เท่านั้น
ขั้นตอนการทำบัญชีรายรับรายจ่าย

การเริ่มทำบัญชีรายรับรายจ่ายสามารถเริ่มได้โดยการทำตาม 4 ขั้นตอนง่าย ๆ ดังต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1 กำหนดตารางรายการรับจ่าย

ขั้นตอนแรกในการทำบัญชีรายรับรายจ่ายคือการเริ่มกำหนดตารางว่าจะใส่ข้อมูลอะไรบ้าง ใส่วันเดือนปี และกำหนดช่องรายรับ ช่องรายจ่าย ช่องรายการ ช่องสำหรับระบุจำนวนเงิน และช่องหมายเหตุไว้ในบัญชีรายรับรายจ่าย

ขั้นตอนที่ 2 ลงข้อมูลในบัญชีรายรับรายจ่าย

เมื่อเกิดรายรับหรือรายจ่ายแล้วให้ลงเงินในบัญชีรายรับรายจ่ายภายใน 3 วันทำการ โดยจะต้องตรวจสอบให้ดีก่อนลงข้อมูลในบัญชีรายรับรายจ่ายว่ารายการนั้น ๆ เป็นรายการที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของเราโดยจริงหรือไม่ เพราะหากเป็นรายการส่วนตัวจะไม่สามารถนำไปคำนวณรวมกับข้อมูลอื่น ๆ ในบัญชีรายรับรายจ่ายได้

ขั้นตอนที่ 3 เก็บหลักฐานที่สอดคล้องกับบัญชีรายรับรายจ่าย

เมื่อลงข้อมูลในบัญชีรายรับรายจ่ายเรียบร้อยแล้ว ก็จะต้องเก็บหลักฐานการใช้จ่ายของเราด้วย ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จ เอกสารรับเงิน หรือใบกำกับภาษี โดยจะต้องมียอดที่ตรงกับรายการในบัญชีรายรับรายจ่าย และต้องมีให้ครบทุกยอดตามที่ได้ระบุไว้

ขั้นตอนที่ 4 สรุปยอดรวมแต่ละเดือน

ในวันสุดท้ายของเดือนจะต้องมีการลงยอดรวมของบัญชีรายรับรายจ่ายเพื่อให้เห็นว่าสรุปแล้วรายรับและรายจ่ายมียอดเท่าไหร่บ้าง เพื่อที่จะนำบัญชีรายรับรายจ่ายไปเป็นหลักฐานในการหักค่าใช้จ่ายหรือเสียภาษีต่อไปได้ รวมไปถึงการวางแผนการเงินในอนาคตสำหรับธุรกิจโดยอ้างอิงจากข้อมูลในบัญชีรายรับรายจ่ายต่อไปนั่นเอง
ตัวอย่างการกรอกบัญชีรายรับรายจ่าย

การกรอกบัญชีรายรับรายจ่ายจะต้องทำอย่างไรนั้นสามารถดูตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายตามภาพด้านบนได้เลย เนื่องจากแบบฟอร์มรายรับรายจ่ายดังกล่าวเป็นแบบฟอร์มเบื้องต้นที่สามารถใช้งานได้จริงซึ่งสามารถทำรายรับรายจ่าย excel ก็ได้ โดยเวลากรอกให้กรอกช่องวันเดืนปีก่อน จากนั้นจึงกรอกรายการ รับราย รายจ่าย และหมายเหตุต่อไปดังต่อไปนี้

• กรอกวันเดือนปีที่เกิดรายการนั้น ๆ ขึ้นในบัญชีรายรับรายจ่ายช่องวันเดือนปี
• กรอกรายละเอียดรายการว่าเป็นรายการอะไร เป็นเงินเดือน เป็นค่าเช่า หรือเป็นค่าสินค้าลงในบัญชีรายรับรายจ่ายช่องรายการ
• กรอกจำนวนเงินในช่องรายรับกรณีที่รายการดังกล่าวเป็นรายรับ
• กรอกจำนวนเงินในช่องซื้อสินค้ากรณีที่รายการดังกล่าวเป็นรายจ่ายสำหรับการซื้อสินค้า
• กรอกจำนวนเงินในช่องค่าใช้จ่ายอื่น ๆ กรณีที่รายการดังกล่าวเป็นรายจ่ายที่นอกเหนือจากการซื้อสินค้า
• บันทึกวันที่เพิ่มเติมในหมายเหตุในบัญชีรายรับรายจ่ายหากเป็นการซื้อขายด้วยเงินเชื่อ

MAKE by KBank แอปที่จะทำให้การทำบัญชีรายรับรายจ่ายง่ายขึ้น

ขอบคุณรูปภาพจาก https://makebykbank.kbtg.tech/

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายอาจจะยังเป็นเรื่องยุ่งยากอยู่บ้างสำหรับผู้ที่เริ่มต้นใหม่ หรือสำหรับบางคนแม้จะทำบัญชีรายรับรายจ่ายมานานแล้วแต่ก็อาจจะอยากได้ตัวช่วยที่จะทำให้การทำบัญชีรายรับรายจ่ายของคุณเป็นเรื่องง่ายขึ้น แอป MAKE by KBank พร้อมเข้ามาแก้ไขปัญหาให้กับคุณ

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายโดยใช้ MAKE by KBank ช่วยจะทำให้คุณได้ยอดสรุปรายรับรายจ่ายโดยรวมแต่ละเดือนในทันทีด้วยฟีเจอร์ expense summary ทำให้ช่วยประหยัดเวลาและทำบัญชีรายรับรายจ่ายได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ในระหว่างเดือนที่มีการบันทึกข้อมูลก็ยังสามารถบันทึกบัญชีรายรับรายจ่ายผ่านแอปได้อีกด้วย เป็นตัวช่วยหน้าใหม่ที่มาพลิกโฉมการทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้ง่ายขึ้นไปอีกขั้น

ดังนั้นคนที่กำลังมองหาตัวช่วย หรือคนที่เพิ่งเริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายอาจลองเริ่มจากการใช้แอป MAKE by KBank ช่วยคุณก่อนก็ได้ หรือลองทำ ตัวอย่างรายรับรายจ่าย ดูเพื่อฝึกฝนและเข้าใจรูปแบบการทำบัญชีรายรับรายจ่ายได้มากขึ้น
สรุป

บัญชีรายรับรายจ่ายจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุก ๆ คนไม่ว่าจะเป็นบัญชีรายรับรายจ่ายทั่วไปในชีวิตประจำวันหรือบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับการทำธุรกิจต่าง ๆ โดยคุณสามารถเริ่มทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วยตัวเองได้ เพียงแค่อ่านข้อมูลและทำตามหลักเกณฑ์เงื่อนไขให้ครบถ้วน

นอกจากนี้หากคุณอยากทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น ในปัจจุบันก็มีตัวช่วยมากมาย เช่นการใช้แอป MAKE by KBank ที่จะช่วยสรุปยอดบัญชีรายรับรายจ่ายทุก ๆ เดือนให้คุณได้อย่างรวดเร็ว และบันทึกข้อมูลได้ง่ายมาก ๆ ช่วยให้คุณเริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายได้แบบง่าย ๆ ในทันที