KPI คืออะไร ตัวชี้วัดศักยภาพการทำงานให้บุคคลากรในองค์กร

[พรสัก ส่องแสง]

ในทุกองค์กรจำเป็นต้องดัชนีชี้วัดผลงานหรือความสำเร็จของแต่ละทีมหรือบุคคล โดยที่มีทั้งรูปแบบที่เป็นตัวเลขวัดผล และการแสดงความคิดเห็นของเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้าที่ดูแลและรับผิดชอบพนักงานทีมนั้นๆ  การใช้ KPI อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้องค์กรสามารถติดตามและปรับปรุงการดำเนินงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายและกลยุทธ์ที่วางไว้ มาทำความรู้ใช้กับ KPI คืออะไร? ช่วยกำหนดกลยุทธ์และทิศทางขององค์กรได้อย่างไร?

ทำความรู้จัก KPI ตัวชี้วัดที่มีความสำคัญกับองค์กรอย่างมาก
KPI ย่อมาจาก Key Performance Indicators คือ ตัวชี้วัดที่สำคัญในการประเมินผลการดำเนินงานขององค์กร หน่วยงาน หรือบุคคล โดยการทำ KPI จะช่วยให้ทราบถึงประสิทธิภาพและผลลัพธ์ของการทำงาน โดยเฉพาะการเปรียบเทียบกับเป้าหมายหรือมาตรฐานที่กำหนดไว้
จุดประสงค์ของการประเมิน KPI
1. ประเมินผลการดำเนินงาน: ใช้ในการตรวจสอบว่าผลการดำเนินงานเป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่
2. ช่วยในการตัดสินใจ: ให้ข้อมูลที่สำคัญในการตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหารจัดการและการปรับปรุงกระบวนการทำงาน
3. ระบุปัญหาและโอกาส: ช่วยระบุปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงานและหาโอกาสในการปรับปรุง
4. กระตุ้นการปรับปรุง: สร้างแรงจูงใจให้กับพนักงานในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

KPI มีกี่ประเภท?

KPI ทางตรง (Direct KPI) และ KPI ทางอ้อม (Indirect KPI) เป็นการแบ่งประเภทของ KPI ตามความสัมพันธ์ระหว่างการวัดผลกับเป้าหมายหลักขององค์กร โดยมีความแตกต่างกันดังนี้
KPI ทางตรง (Direct KPI)
ระบบ KPI ทางตรงมีความสัมพันธ์โดยตรงกับเป้าหมายหลักหรือผลลัพธ์ที่ต้องการวัดที่สามารถเห็นได้ชัดเจนและตรงกับวัตถุประสงค์การทำงาน เช่น ตัวเลขสถิติต่างๆ อย่างยอดขาย (Sales Revenue) เพื่อวัดผลลัพธ์ทางการเงินขององค์กรโดยตรง, จำนวนลูกค้าใหม่ (New Customers Acquired) เพื่อวัดความสำเร็จในการดึงดูดลูกค้าใหม่, อัตราการรักษาลูกค้า (Customer Retention Rate) เพื่อวัดความสามารถในการรักษาลูกค้าปัจจุบัน
KPI ทางอ้อม (Indirect KPI)
ระบบ KPI ทางอ้อมมีความสัมพันธ์ทางอ้อมกับเป้าหมายหลักหรือผลลัพธ์ที่ต้องการวัด โดยการประเมิน KPI เป็นตัวเลขได้ตามความคิดเห็นส่วนบุคคล เช่น ทัศนคติ บุคลิกภาพ ความสามารถในการพัฒนาตนเอง ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน รวมไปถึงความเข้ากันได้กับเพื่อนร่วมงาน
การใช้ KPI ทั้งทางตรงและทางอ้อมมีความสำคัญในการประเมินผลการดำเนินงานขององค์กร เนื่องจาก KPI ทางตรงช่วยให้เห็นผลลัพธ์ที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้ทันที ขณะที่ KPI ทางอ้อมช่วยให้เห็นภาพรวมและความสัมพันธ์ของปัจจัยที่ส่งผลต่อผลลัพธ์ในระยะยาว การใช้ KPI ทั้งสองประเภทอย่างสมดุลช่วยให้องค์กรสามารถติดตามและปรับปรุงกระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

SMART KPI คืออะไร
SMART KPI คือ KPI (Key Performance Indicators) ที่ถูกออกแบบตามหลักการ SMART ซึ่งย่อมาจาก Specific, Measurable, Achievable, Relevant และ Time-bound หลักการคิด KPI ในรูปแบบนี้มีความชัดเจนและมีประสิทธิภาพในการวัดผลและประเมินผลการดำเนินงานขององค์กร หน่วยงาน หรือบุคคล
Specific (เฉพาะเจาะจง)
ค่า KPI ต้องมีความชัดเจนและเฉพาะเจาะจง เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายและไม่เกิดความสับสน ตัวอย่างเช่น เพิ่มยอดขายผลิตภัณฑ์ A ในตลาดกลุ่มลูกค้า B
Measurable (สามารถวัดได้)
ค่า KPI ต้องสามารถวัดได้อย่างชัดเจนและมีข้อมูลที่เป็นตัวเลขเพื่อให้สามารถประเมินผลได้ ตัวอย่างเช่น เพิ่มยอดขายผลิตภัณฑ์ A ในตลาดกลุ่มลูกค้า B ขึ้น 10%
Achievable (สามารถบรรลุได้)
ค่า KPI ต้องเป็นเป้าหมายที่สามารถบรรลุได้จริงตามทรัพยากรและความสามารถที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น เพิ่มยอดขายผลิตภัณฑ์ A ในตลาดกลุ่มลูกค้า B ขึ้น 10% ภายใน 6 เดือน โดยใช้ทีมการตลาดและทรัพยากรที่มีอยู่
Relevant (เกี่ยวข้อง)
ค่า KPI ต้องเกี่ยวข้องกับเป้าหมายหลักและกลยุทธ์ขององค์กร ตัวอย่างเช่น เพิ่มยอดขายผลิตภัณฑ์ A ในตลาดกลุ่มลูกค้า B ขึ้น 10% ซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายในการขยายตลาดและเพิ่มรายได้
Timely (มีกรอบเวลา)
ค่า KPI ต้องมีระยะเวลาที่กำหนดในการบรรลุเป้าหมาย เพื่อให้สามารถติดตามและประเมินผลได้ ตัวอย่างเช่น เพิ่มยอดขายผลิตภัณฑ์ A ในตลาดกลุ่มลูกค้า B ขึ้น 10% ภายใน 6 เดือน

ประโยชน์ของการวัด KPI คืออะไร

การวัด KPI (Key Performance Indicators) มีประโยชน์หลายประการที่สามารถส่งผลดีต่อองค์กร หน่วยงาน หรือบุคคล เพื่อช่วยให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพและสามารถบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้อย่างมีประสิทธิผล
1. ประเมินผลการดำเนินงาน ช่วยให้สามารถวัดและประเมินผลการดำเนินงานได้อย่างชัดเจน ทำให้ทราบว่าผลลัพธ์เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่
2. ปรับปรุงการทำงาน ทำให้สามารถระบุปัญหาหรือจุดอ่อนในการดำเนินงานได้ และสามารถวางแผนปรับปรุงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพได้
3. สนับสนุนการตัดสินใจ ให้ข้อมูลที่สำคัญและแม่นยำสำหรับการตัดสินใจในการบริหารจัดการและการกำหนดกลยุทธ์
4. กำหนดเป้าหมายและแผนการทำงาน ช่วยในการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและวางแผนการทำงานที่มีความเฉพาะเจาะจงและมีโอกาสสำเร็จสูง
5. กระตุ้นการทำงาน ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและสร้างแรงจูงใจให้พนักงานในการพัฒนาตนเองและทำงานให้บรรลุเป้าหมาย
6. ติดตามและวัดผลความก้าวหน้า ช่วยในการติดตามความก้าวหน้าและประเมินผลการดำเนินงานเป็นระยะ ๆ ทำให้สามารถปรับปรุงแผนการทำงานได้ตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง
7. สื่อสารและรายงานผล ช่วยในการสื่อสารผลการดำเนินงานให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) อย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพ
8. สร้างความโปร่งใสและความรับผิดชอบ ช่วยสร้างความโปร่งใสในการดำเนินงานและเพิ่มความรับผิดชอบต่อการบรรลุเป้าหมาย
9. เสริมสร้างความเข้าใจในองค์กร ช่วยให้พนักงานทุกคนเข้าใจถึงเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์กร และเห็นความสำคัญของบทบาทของตนเองในการบรรลุเป้าหมาย
10. ปรับปรุงประสิทธิภาพทางการเงิน ช่วยให้สามารถวัดและควบคุมประสิทธิภาพทางการเงินได้ดีขึ้น ทำให้สามารถปรับปรุงการจัดการทรัพยากรและเพิ่มกำไรได้

สรุป KPI คือหนึ่งในตัวชี้วัดที่ช่วยพัฒนาองค์กร
การกำหนด KPI นั้นจะช่วยให้เป้าหมายมีความชัดเจนและสามารถประเมินผลได้อย่างแม่นยำ ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและการสื่อสารภายในองค์กร การวัดค่า KPI อย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพจะช่วยให้องค์กรสามารถติดตามและปรับปรุงกระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล ทำให้สามารถบรรลุเป้าหมายที่วางไว้และเพิ่มความสำเร็จในการดำเนินงานในระยะยาว