เครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานมีข้อดีอย่างไร ทำไมควรมีติดออฟฟิศ ?

[รินะ ฮาเสะ]

ในยุคดิจิทัลที่เทคโนโลยีพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว หลายคนอาจคิดว่าเครื่องถ่ายเอกสารนั้นล้าสมัยและไม่จำเป็นสำหรับการทำงานอีกต่อไป  แต่ความจริงแล้ว เครื่องถ่ายเอกสารยังคงเป็นอุปกรณ์สำคัญที่ขาดไม่ได้สำหรับสำนักงานหลายแห่ง  บทความนี้จะมาอธิบายถึงข้อดีของเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงาน และเหตุผลว่าทำไมคุณควรมีเครื่องถ่ายเอกสารไว้ติดออฟฟิศ

เครื่องถ่ายเอกสารสำนักงาน มีประโยชน์อย่างไร ?
1. ความสะดวก รวดเร็ว และประหยัดเวลา
เครื่องถ่ายเอกสาร ช่วยให้คุณสามารถคัดลอกเอกสารได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์ใหม่ เหมาะสำหรับกรณีที่ต้องการสำเนาเอกสารหลายชุด  ประหยัดทั้งเวลาและทรัพยากร ลองนึกภาพว่าคุณต้องพิมพ์เอกสารสัญญา 10 ชุด  โดยใช้คอมพิวเตอร์ คงจะเสียเวลาและยุ่งยากกว่าการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร เพียงแค่วางเอกสารต้นฉบับลงบนเครื่อง กดปุ่ม รอไม่นานก็ได้สำเนาทั้งหมด 10 ชุด โดยไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์ทีละฉบับ
2. รักษาต้นฉบับให้คงอยู่
เครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานช่วยให้คุณสามารถเก็บสำเนาและเอกสารสำคัญไว้ได้โดยไม่ต้องทำลายต้นฉบับ เหมาะสำหรับเอกสารที่ต้องการเก็บไว้เป็นหลักฐาน หรือเอกสารที่มีลายเซ็นต์ โดยการถ่ายเอกสารแทนการส่งต้นฉบับจริง จะช่วยลดความเสี่ยงต่อการสูญหาย เสียหาย หรือถูกปลอมแปลง ส่วนเอกสารต้นฉบับยังคงอยู่ในสภาพดี สามารถนำมาใช้ประกอบธุรกรรมต่าง ๆ ได้ในภายหลัง
3. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
เครื่องถ่ายเอกสาร ช่วยให้กระบวนการทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น พนักงานสามารถทำงานได้รวดเร็ว  สะดวกและแม่นยำยิ่งขึ้น โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับการคัดลอกเอกสารด้วยมือ ตัวอย่างเช่น แผนกขายสามารถใช้เครื่องถ่ายเอกสารเพื่อทำสำเนาใบเสนอราคาให้กับลูกค้า แผนกบัญชีสามารถใช้เครื่องถ่ายเอกสารเพื่อทำสำเนาใบเสร็จรับเงิน แผนกทรัพยากรบุคคลสามารถใช้เครื่องถ่ายเอกสารเพื่อทำสำเนาเอกสารสมัครงาน
4. รองรับการใช้งานที่หลากหลาย
เครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานรุ่นใหม่ ๆ มักมาพร้อมกับฟังก์ชั่นการใช้งานที่หลากหลาย นอกเหนือจากการถ่ายเอกสารทั่วไป  ยังสามารถสแกนเอกสาร พิมพ์เอกสาร แฟกซ์เอกสาร คัดลอกบัตรประชาชน ย่อ/ขยายเอกสาร และอื่นๆ อีกมากมาย โดยฟังก์ชันเหล่านี้จะช่วยให้คุณทำงานได้สะดวก ครบวงจร โดยไม่ต้องใช้เครื่องอุปกรณ์หลายอย่าง ประหยัดทั้งพื้นที่และค่าใช้จ่าย
5. ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน
เครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานส่วนใหญ่ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน พนักงานทุกคนสามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องผ่านการฝึกอบรม เพียงแค่ศึกษาคู่มือการใช้งานสั้น ๆ ก็สามารถใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารได้อย่างคล่องแคล่ว
 
             ดังนั้น เครื่องถ่ายเอกสารจึงยังคงเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่สำคัญ แม้ว่าเทคโนโลยีจะพัฒนาไปไกลแค่ไหนก็ตาม   แต่เครื่องถ่ายเอกสารยังคงมีข้อดีหลายประการดังที่กล่าวมาข้างต้น เหมาะสำหรับสำนักงานทุกขนาดและทุกประเภท