บรรยากาศอันน่าอภิรมย์คือ อีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้การประชุมของคุณ และคณะเป็นไปอย่างราบรื่น เพราะหากสถานที่ทำเลดี บรรยากาศดี อุปกรณ์ต่างๆ ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แล้วนั้น เป็นอันเรียกได้ว่าการเข้าประชุมในครั้งนั้นจะสามารถสร้างความประทับใจให้คณะผู้เข้าร่วมได้อย่างดีแน่นอน ทั้งนี้ต้องอาศัยรูปแบบการจัดสถานที่ และทำเลที่ตั้งร่วมด้วยเช่นกัน เพื่อช่วยส่งเสริมให้การทำกิจกรรมในครั้งนั้นเป็นไปอย่างสะดวกเช่น การเลือกสถานที่จัดห้องสัมมนาตามเส้นทางใกล้รถไฟฟ้า เป็นต้น และเทคนิคง่ายๆ กับรูปแบบการจัดห้องประชุม และห้องสัมมนา ให้เป็นไปอย่างมืออาชีพมีรูปแบบดังต่อไปนี้
Theaterเป็นการจัดห้องประชุมคล้ายกับการจัดแบบโรงละครหรือโรงหนัง โดยเหมาะสำหรับงานฝึกอบรมแบบบรรยายที่เน้นเนื้อหา และมีผู้เข้าร่วมมาก หรืองานแถลงข่าว ที่ต้องการให้ผู้ร่วมงานสนใจจุดเด่นเพียงจุดเดียวซึ่งนับเป็นข้อดี อีกทั้งยังเป็นการใช้พื้นที่ในห้องประชุมได้อย่างคุ้มค่าที่สุดซึ่งสามารถทำได้ในห้องประชุมของโรงแรมหรือ
ห้องสัมมนาขนาดใหญ่ โดยการจัดสถานที่รูปแบบนี้สามารถรองรับจำนวนแขกเหรื่อได้เยอะพอสมควร
Classroomเป็นการจัดห้องประชุมแบบเป็นแถวๆ คล้ายๆ แบบ Theater แต่แตกต่างตรงที่มีโต๊ะเพิ่มเข้ามา ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะมีการเตรียมความพร้อมให้แก่คณะผู้เข้าร่วมเช่น กระดาษ ปากกา และน้ำดื่ม เป็นต้น ข้อดีของการจัดสถานที่รูปแบบนี้คือ ผู้เข้าร่วมสามารถจดบันทึกได้อย่างสะดวกหรือหากบางคนต้องการพื้นที่ในการวางแล็ปท็อปก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยการจัดสถานแบบคลาสรูมสามารถทำได้ที่ห้องสัมมนาของโรงแรม เช่น ที่ โรงแรมคราวน์ พลาซ่า กรุงเทพ ลุมพินี พาร์ค เพราะสถานที่ของโรงแรมนี้มีขนาดพื้นที่กว้างขวางเพียงพอต่อการจัดวางอุปกรณ์โต๊ะ และเก้าอี้ อีกทั้งยังเป็นห้องสัมมนาของโรงแรมที่อยู่ใจกลางกรุงเทพฯ ทำให้ผู้จัดคลายกังวลในส่วนของการเดินทางไปได้อีกเรื่องหนึ่ง
Boardroomการจัดห้องรูปแบบนี้คือ การจัดห้องที่เหมาะสำหรับการประชุมแบบการระดมความคิดหรือเน้นให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุม ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วการจัดโต๊ะประชุมแบบนี้มักพบเห็นได้เป็นประจำตามบริษัทต่างๆ โดยเน้นจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมไม่มากนัก เช่น การประชุมระหว่างหัวหน้าแผนก และพนักงาน ส่วนมากไม่เกิน 15 คน และข้อดีของการจัดโต๊ะแบบนี้คือ ทุกคนสามารถเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมได้อย่างทั่วถึง
U-Shapeเป็นการจัดห้องประชุมแบบรูปตัว U โดยเหมาะสำหรับผู้บรรยายที่อยากจะทำปฏิสัมพันธ์ใกล้ชิดกับผู้ฟัง ส่วนมากเป็นการทำกิจกรรมแบบปฏิบัติ เพราะการจัดโต๊ะแบบตัว U ผู้บรรยายสามารถเข้าถึงตัวของผู้ฟัง และพูดคุยได้อย่างทั่วถึง ข้อดีคือ สามารถซ้อนโต๊ะได้ 2 ชั้น อีกทั้งยังมีพื้นที่ว่างตรงกลางไว้สามารถทำกิจกรรมได้อีกด้วย