เชื่อหรือไม่ว่า ยิ่งใช้เวลาในการคัดเลือกพนักงานหรือบุคลากรนานมากเท่าไหร่ บริษัทยิ่งเสียโอกาส และสิ้นเปลืองทรัพยากรมากเท่านั้น บริษัทของคุณจะทำอย่างไร เพื่อที่จะลดเวลาในกระบวนการจ้างงาน และงบประมาณไม่ให้บานปลาย วันนี้ www.ThaiFranchiseCenter.com มีเคล็ดลับการลดเวลาคัดเลือกพนักงานที่มีประสิทธิภาพของบริษัท Teppen Thailand ผู้ให้บริการร้านอาหารญี่ปุ่นในประเทศไทยมายาวนานกว่า 8 ปี มาติดตามพร้อมๆ กันครับ

 

การระบาดโควิด-19 ได้ส่งผลกระทบต่อธุรกิจร้านอาหารจำนวนมาก หนึ่งในนั้นก็คือ Teppen Thailand ผู้ให้บริการร้านอาหารญี่ปุ่นในประเทศไทยมาเป็นปีที่ 8 โดย Teppen Thailand ได้เปลี่ยนแปลงระบบใหม่เพื่อเริ่มให้บริการใหม่กับลูกค้า คือ การเพิ่มศักยภาพระบบ Delivery ที่เมื่อก่อนไม่ค่อยมีเวลาทำ ทำให้ปัจจุบันยอดการให้บริการแบบ Delivery เพิ่มขึ้นไม่ต่างจากการให้บริการแบบกินในร้าน นอกจากนี้บริษัทยังขยายสาขา Teppen และ Touka Restaurant ซึ่งเป็นร้านอาหารในเครือไปได้ถึง 9 สาขาในกรุงเทพฯ และมีพนักงานกว่า 180 คน

ที่ผ่านมา Teppen Thailand ได้นำเครื่องมือต่างๆ มาช่วยให้ธุรกิจร้านอาหารอยู่รอด และเป็นการสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับบริษัท โดยได้ตั้ง “8 คณะทำงาน” ขึ้นใหม่ แบ่งแผนกใหญ่ให้เล็กลง ซึ่งแบ่งเป็น 8 คณะ เช่น อาหารและสุขอนามัย ความบันเทิง หรือ QSC (Quality/Service/Cleanliness) โดยจุดมุ่งหมายเพื่อทบทวนการบริการด้วยมุมมองของลูกค้า ซึ่งบริษัทได้ใช้เครื่องมือ Teachme Biz ทำ SOP ในส่วนของหน้าที่และเช็คพอยท์ของแต่ละคณะทำงาน

 

หลังจาก Teppen Thailand นำ Teachme Biz - Visual SOP Management Platform ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ มาใช้ในปีแรก สำหรับการแจกแจงงานพื้นฐานของแต่ละคน เช่น พนักงานแผนกครัว เซอร์วิส หรือผู้จัดการ ในขณะเดียวกันก็เน้นการจัดการสูตรอาหารแบบ “Visual Management” คือสร้างสูตรอาหารที่เน้น “การสื่อสารด้วยภาพ” 

 

ส่วนในปีที่ 2 คือ การนำคู่มือที่สร้างเสร็จแล้วมาใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งบริษัทได้ปรับปรุงการใช้งานโดยคำนึงว่าจะต้องให้ Teachme Biz แทรกซึมเข้าไปอยู่ในขั้นตอนการทำงานประจำวันของพนักงานแต่ละคน และได้นำ Cloud Service อื่นๆ มาใช้งานร่วมด้วย เช่น Google Form, Calendar หรือ Dropbox เป็นต้น

 

ส่วนปัจจุบันเข้าสู่ปีที่ 3 บริษัทกำลังอยู่ในระหว่างการนำ know-how ที่สะสมมาจากการใช้คู่มือไปใส่ในวงจรการทำงานรายเดือน โดยจะใช้ Google Form สำหรับทำเช็คลิสต์รายการงานประจำวัน ซึ่งแต่ละงานที่อยู่ในรายการนั้นก็จะมีลิงก์คู่มือการทำงานแนบไว้ เมื่อคลิกไปก็จะไปเจอคู่มือที่สร้างไว้บน Teachme Biz หรือการนำลิงก์ของคู่มือการทำงานบน Teachme Biz ไปใส่ในกำหนดการทำงานใน Google Calendar ของผู้จัดการ แผนกครัว แผนกหน้าร้านเพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถตรวจสอบขั้นตอนการทำงานที่ควรจะเป็นได้ด้วยตนเอง

 

การใช้งาน Teachme Biz ไม่ใช่แค่ใช้เป็นคู่มือสูตรอาหาร หรือคู่มือการบริการลูกค้าเท่านั้น แต่หลังจากที่ใช้งานมา 2 ปีแล้วและพบว่ามันยังสามารถนำไปใช้งานในด้านอื่นๆ ได้อีกมากมาย ทั้งสร้างขั้นตอนการดำเนินงานใหม่บน Teachme Biz รวมถึงการปรับปรุงขั้นตอนการรับพนักงานใหม่ให้มีความรวดเร็ว

 

ที่ผ่านมา Teppen Thailand จะมีขั้นตอนการคัดเลือกพนักงาน คือ หลังจากนัดวันเวลาแล้ว ผู้จัดการฝ่าย HR จะเป็นคนสัมภาษณ์ทีละคน แล้วบริษัทก็มีแนวปฏิบัติของตัวเองคือ “Teppenism” จึงอยากให้ผู้สมัครงานเข้าใจแนวคิดบริษัทก่อนที่จะเข้ามาเป็นพนักงาน จึงต้องใช้เวลาคนละเกือบ  2  ชั่วโมงให้เขาดูวิดีโอและสัมภาษณ์

 

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะใช้เวลากับการจ้างงานเยอะ แต่ Teppen Thailand ก็ไม่ได้จ้างทุกคน หรือบางคนจ้างมาแล้วแต่สุดท้ายก็ลาออกภายในไม่กี่วัน หรือไม่กี่เดือน เพราะไม่เหมาะกับงาน ถ้าในหนึ่งเดือนแต่ละสาขาต้องสัมภาษณ์ 5 คน 9 สาขา อย่างน้อยต้องใช้เวลา 90 ชั่วโมงต่อเดือน หรือหากเปิดสาขาใหม่ก็จะต้องจ้างพนักงานครั้งละหลายสิบคน ซึ่งหลังจากปรึกษากับทาง Studist แล้วจึงมองว่าการรับพนักงานเป็นสิ่งที่ต้องปรับปรุงให้ขั้นตอนง่ายขึ้น

 

 

ก่อนจ้างงานจะมีแค่ขั้นตอนที่ 5 เท่านั้นที่ได้พูดคุยกัน และวิดีโอแนะนำบริษัทในขั้นตอนที่ 2 ประมาณ 1 ชั่วโมง ซึ่งบริษัทมองว่าจะเป็น “ฟิลเตอร์” ที่เอาไว้กรองว่าผู้สมัครตั้งใจดูวิดีโอหรือเปล่า เมื่อดูแล้วอยากจะทำงานที่นี่จริงหรือไม่ บริษัทคาดหวังว่าจะทำให้ผู้สมัครที่เข้าสัมภาษณ์ในขั้นตอนสุดท้ายมีความเข้าใจในตัวบริษัทมากขึ้น

 

การจัดทำคู่มือและสร้างขั้นตอนด้วย Teachme Biz ทำให้สามารถลดเวลาที่เคยใช้สำหรับรับพนักงานลงได้จาก 2 ชั่วโมง/คน เหลือแค่ 15 นาที สำหรับการสัมภาษณ์ขั้นตอนสุดท้าย บริษัทจึงสามารถนำเวลาที่ประหยัดได้ไปทุ่มเทกับการปรับปรุงบริการ หรือการพัฒนาเมนูใหม่ๆ ได้ นั่นคือ ประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้งาน Teachme Biz รวมถึงสามารถป้องกันข้อมูลรั่วไหลจากการจัดทำคู่มือหลายๆ เล่ม ด้วยระบบรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง

 

 

เวลาขยายร้านอาหารในต่างประเทศ หลายคนน่าจะได้รับมอบหมายให้ไปดำเนินการคนเดียว ปัญหาที่จะต้องเจอ คือ ความแตกต่างทางภาษาและวัฒนธรรม และประเด็นใหญ่ก็คือ ต้องใช้เวลากับการอบรมพนักงานมาก อาจจะมีคนที่ไม่รู้จัก “อาหารญี่ปุ่น” มาก่อนเลยก็ได้ ถ้าจะใช้คนญี่ปุ่นค่อยๆ แก้โจทย์เหล่านั้นไปทีละข้อๆ นั้น มีคนญี่ปุ่นกี่คนก็ไม่พอ

 

สิ่งที่จะช่วยประหยัดเวลาและแรง ก็คือ เทมเพลตคู่มือการทำงานพื้นฐานที่ใช้ Teachme Biz สร้างขึ้น หัวข้อและขั้นตอนการทำงานทั้งหมดมีภาพประกอบ เข้าใจง่าย รายการและขั้นตอนการทำงานทั้งหมดมีภาพประกอบ ซึ่งมาจากการ “Visualization (ทำให้เห็นภาพ)” ที่ทำให้สื่อสารได้แม้จะไม่เข้าใจภาษา มีภาษาอังกฤษและภาษาเมียนมาที่แปลเอาไว้ แค่สั่งพนักงานดูคู่มือ นับว่าเป็นประโยชน์อย่างมากในการเปิดร้านที่จะต้องอบรมพนักงานหลายสิบคนพร้อมๆ กัน

 

Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือ ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
 

ผู้ประกอบการท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น คลิก https://teachme-biz.com/workshop สมัครเข้าร่วมเวิร์คช็อปออนไลน์กับ “Teachme Biz” ฟรี!  

 

 

อ้างอิงข้อมูล https://bit.ly/3LETXN0

• Tel : 02-1019187
• Line id : @tfca

• Tel : 081-6438595
• Line id : Chaiwatyang

• Tel : 061-2673356
• Line id : 085-3553886  

ไทยแฟรนไชส์ เอเจนซี่

นักเขียน

คุณมนตรี ศรีวงษ์ (อ๊อฟ)