ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในทุกด้านของธุรกิจ การบริหารงานทรัพยากรบุคคลก็ไม่ใช่ข้อยกเว้น หลายองค์กรยังคงใช้วิธีการแบบเดิม ๆ ไม่ว่าจะเป็นการจดบันทึกด้วยกระดาษ การคำนวณเงินเดือนด้วย Excel หรือการติดตามการลาด้วยสมุดบันทึก วิธีเหล่านี้อาจใช้ได้ในอดีต

แต่ในยุค 4.0 ที่ทุกอย่างเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ระบบ HR แบบเดิมกลายเป็นอุปสรรคต่อการเติบโตของธุรกิจ โปรแกรม HR ByteHR ถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ธุรกิจไทยในยุคดิจิทัล ช่วยให้การบริหารงาน HR เป็นเรื่องง่าย รวดเร็ว และแม่นยำยิ่งขึ้น ไม่ว่าคุณจะเป็นสตาร์ทอัพที่เพิ่งเริ่มต้น SME ที่กำลังเติบโต หรือองค์กรขนาดใหญ่ ByteHR มีคำตอบสำหรับทุกความต้องการ มาดูกันว่าทำไมธุรกิจสมัยใหม่ถึงต้องการโปรแกรม HR ที่ทันสมัย

 

 

หนึ่งในปัญหาที่แผนก HR ทุกองค์กรเจอคือการทำงานซ้ำ ๆ ที่ใช้เวลามาก เช่น การรวบรวมใบลา การเช็คชื่อเข้า-ออกงาน การคีย์ข้อมูลเงินเดือนซ้ำหลายที่ หรือการตอบคำถามเดิม ๆ ของพนักงานเรื่องวันลาคงเหลือ

 

โปรแกรม HR ByteHR ช่วยทำงานเหล่านี้แบบอัตโนมัติ พนักงานสามารถยื่นใบลาผ่านระบบได้เลย ระบบจะคำนวณวันลาคงเหลือให้อัตโนมัติและส่งให้ผู้อนุมัติทันที ไม่ต้องพิมพ์กระดาษ ไม่ต้องเดินส่งให้หัวหน้า ไม่ต้องโทรติดตาม

 

ระบบเข้า-ออกงานก็เช่นกัน เมื่อพนักงานสแกน QR Code หรือเช็คชื่อผ่านแอป ข้อมูลจะเข้าระบบทันที HR ไม่ต้องมานั่งคีย์ข้อมูลเข้า Excel อีกต่อไป เวลาที่ประหยัดได้นี้ HR สามารถนำไปใช้ทำงานที่สร้างคุณค่ามากกว่า เช่น การพัฒนาพนักงาน การวางแผนกลยุทธ์ หรือการสร้างวัฒนธรรมองค์กร

 

การลดงานซ้ำซ้อนไม่ได้แค่ช่วยประหยัดเวลา แต่ยังลดความเบื่อหน่ายจากการทำงานที่น่าเบื่อ ทำให้ทีม HR มีความสุขในการทำงานมากขึ้นและมีพลังงานไปโฟกัสกับงานที่สำคัญจริง ๆ

 

 

การคำนวณเงินเดือนเป็นหนึ่งในงานที่ละเอียดอ่อนและไม่มีสิทธิ์ผิดพลาด ถ้าคำนวณเงินเดือนผิดแม้แค่ครั้งเดียว ความน่าเชื่อถือของ HR และองค์กรจะลดลงทันที พนักงานจะเริ่มสงสัยและตรวจสอบสลิปเงินเดือนทุกเดือน

 

ปัญหาของการคำนวณด้วย Excel คือมีโอกาสผิดพลาดได้ง่าย สูตรผิด เซลล์คลาดเคลื่อน หรือข้อมูลไม่ครบ ยิ่งถ้าองค์กรมีพนักงานหลายสิบหรือหลายร้อยคน โอกาสผิดพลาดก็ยิ่งสูงขึ้น

 

ByteHR มีระบบคำนวณเงินเดือนที่ผ่านการทดสอบมาอย่างดี รองรับทั้งเงินเดือนประจำ ค่าล่วงเวลา (OT) เบี้ยเลี้ยง คอมมิชชั่น โบนัส และการหักประกันสocial tax เงินประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ระบบจะดึงข้อมูลการเข้างาน การลา และข้อมูลอื่น ๆ มาคำนวณอัตโนมัติ

 

ผลลัพธ์ที่ได้คือสลิปเงินเดือนที่ถูกต้อง แม่นยำ 100% ในทุกเดือน พนักงานมั่นใจ HR สบายใจ ไม่ต้องกลัวว่าจะมีใครมาติงหรือต้องแก้ไขย้อนหลัง ความน่าเชื่อถือของแผนก HR และองค์กรก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย

นอกจากนี้ ByteHR ยังช่วยให้ออกสลิปเงินเดือนเป็นดิจิทัล พนักงานสามารถดาวน์โหลดได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ต้องรอรับกระดาษ ไม่หายง่าย และยังช่วยประหยัดกระดาษอีกด้วย

 

 

โลกหลัง COVID-19 เปลี่ยนวิธีการทำงานของเราไปตลอดกาล หลายองค์กรเปิดให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) หรือทำงานแบบ Hybrid ผสมผสานระหว่างออฟฟิศและรีโมท

ปัญหาของระบบ HR แบบเดิมคือถูกล็อคอยู่ที่ออฟฟิศ ถ้าพนักงานอยู่บ้านแล้วอยากยื่นใบลา ต้องรอกลับออฟฟิศหรือต้องส่งไลน์ให้ HR ช่วยจัดการ HR เองก็ต้องอยู่ออฟฟิศถึงจะเข้าถึงเอกสารหรือข้อมูลต่าง ๆ ได้

ByteHR เป็น cloud-based system ที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านอินเทอร์เน็ตทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าคุณจะอยู่ออฟฟิศ บ้าน คาเฟ่ หรือต่างจังหวัด เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตก็ใช้งานได้เต็มรูปแบบ

พนักงานสามารถยื่นใบลา เช็ควันลาคงเหลือ ดูสลิปเงินเดือน หรือขออนุมัติต่าง ๆ ผ่านแอปในมือถือได้ทุกที่ ผู้จัดการสามารถอนุมัติใบลาหรือเอกสารต่าง ๆ ได้แม้จะอยู่นอกออฟฟิศ HR สามารถดูข้อมูลและจัดการงานได้แม้ทำงานจากบ้าน

ความยืดหยุ่นนี้ไม่เพียงช่วยรองรับรูปแบบการทำงานสมัยใหม่ แต่ยังทำให้ทุกอย่างไหลลื่นและไม่หยุดชะงักเพียงเพราะใครบางคนไม่อยู่ออฟฟิศ ธุรกิจดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่นไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

 

 

ข้อมูลคือทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดขององค์กรในยุค 4.0 แต่ถ้าข้อมูลกระจัดกระจายอยู่ในเอกสารหลายที่ ไฟล์ Excel หลายเวอร์ชัน หรือในสมุดบันทึก มันก็ไม่มีประโยชน์อะไร

เมื่อผู้บริหารต้องการทราบว่าองค์กรมีอัตราการลาออกเท่าไหร่ แผนกไหนมีปัญหาเรื่อง turnover rate สูง หรือต้นทุนค่าแรงเพิ่มขึ้นหรือลดลงเทียบกับปีที่แล้ว การหาคำตอบจากระบบแบบเดิมอาจใช้เวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์

ByteHR มีระบบรายงานและ dashboard ที่แสดงข้อมูลสำคัญได้ทันที คุณสามารถดูภาพรวมของพนักงาน อัตราการลา ค่าใช้จ่ายบุคลากร ข้อมูลการเข้างาน และข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ได้แบบ real-time

รายงานต่าง ๆ ถูกสร้างขึ้นอัตโนมัติและสามารถ export เป็นไฟล์ Excel หรือ PDF เพื่อนำเสนอได้ทันที ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้เร็วขึ้นเพราะมีข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยอยู่เสมอ

การมองเห็นข้อมูลแบบ real-time ยังช่วยให้คุณจับสัญญาณปัญหาได้เร็ว เช่น ถ้าเห็นว่าพนักงานในแผนกหนึ่งเริ่มลาบ่อยขึ้น อาจเป็นสัญญาณว่ามีปัญหาที่ควรดูแล การแก้ปัญหาตั้งแต่เนิน ๆ จะง่ายกว่าการรอจนปัญหาใหญ่โต

 

 

พนักงานยุคใหม่คุ้นเคยกับการทำทุกอย่างด้วยตัวเอง ผ่านแอปหรือเว็บไซต์ พวกเขาไม่ต้องการต่อคิวโทรศัพท์ ไม่อยากต้องเดินไปหา HR เพื่อถามเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ หรือรอให้ HR ช่วยเช็คข้อมูลให้

ระบบแบบเดิมที่พนักงานต้องขอทุกอย่างผ่าน HR สร้างความไม่สะดวกให้ทั้งสองฝ่าย พนักงานต้องรอ HR ต้องหยุดงานมาตอบคำถามเดิม ๆ ซ้ำไปซ้ำมา

ByteHR มีระบบ Employee Self-Service ที่ให้พนักงานจัดการเรื่องของตัวเองได้ พวกเขาสามารถดูวันลาคงเหลือ ยื่นใบลา ดาวน์โหลดสลิปเงินเดือน ดูประวัติการเข้างาน อัปเดตข้อมูลส่วนตัว และทำอีกหลายอย่างได้ด้วยตัวเอง ผ่านแอปในมือถือหรือเว็บไซต์

การมี self-service ทำให้พนักงานรู้สึกมีอำนาจและความเป็นอิสระมากขึ้น ไม่ต้องพึ่งพาหรือรอใครตลอดเวลา ความพึงพอใจในการทำงานเพิ่มขึ้น และยังช่วยลดภาระงานของ HR อย่างมหาศาล

เมื่อพนักงานมีความสุขและพึงพอใจกับเครื่องมือที่องค์กรให้ พวกเขาจะทำงานได้ดีขึ้น อยู่กับองค์กรนานขึ้น และพูดถึงองค์กรในแง่ดี สิ่งเหล่านี้ล้วนส่งผลดีต่อธุรกิจในระยะยาว

 

 

ข้อมูลพนักงานเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและสำคัญมาก มีทั้งข้อมูลส่วนตัว เลขบัตรประชาชน เลขบัญชีธนาคาร ข้อมูลเงินเดือน และอื่น ๆ การเก็บข้อมูลเหล่านี้ในเอกสารกระดาษหรือไฟล์ Excel ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวมีความเสี่ยงสูงมาก

กระดาษหายได้ ไฟไหม้ได้ น้ำท่วมได้ คอมพิวเตอร์เสียได้ ถูกแฮกได้ ไฟล์ลบหรือเสียหายได้ และที่สำคัญ คนที่ไม่ควรเข้าถึงอาจเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย ๆ

ByteHR ใช้เทคโนโลยี cloud computing จากผู้ให้บริการชั้นนำที่มีมาตรฐานความปลอดภัยระดับสากล ข้อมูลทั้งหมดถูก encrypt หรือเข้ารหัสทั้งตอนส่งและตอนเก็บ มีการ backup ข้อมูลอัตโนมัติหลายชุด เพื่อป้องกันการสูญหายไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

ระบบมีการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงที่เข้มงวด แต่ละคนจะเห็นเฉพาะข้อมูลที่ตัวเองควรเห็น พนักงานทั่วไปเห็นแค่ข้อมูลของตัวเอง หัวหน้าเห็นข้อมูลของทีม HR เห็นข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงาน และระบบจะบันทึกว่าใครเข้าดูหรือแก้ไขข้อมูลอะไรเมื่อไหร่

การปฏิบัติตามกฎหมาย PDPA (พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล) ก็ง่ายขึ้นเมื่อใช้ระบบที่ออกแบบมาเพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูลตั้งแต่ต้น การละเมิด PDPA มีโทษหนักมาก การมีระบบที่ดีช่วยลดความเสี่ยงนี้ได้อย่างมาก

 

 

หลายองค์กรมองว่าการใช้โปรแกรม HR เป็นต้นทุนเพิ่มที่ไม่จำเป็น โดยเฉพาะถ้าระบบเดิมยังใช้ได้อยู่ แต่ถ้าคำนวณอย่างละเอียด จะพบว่าการไม่ใช้โปรแกรม HR สมัยใหม่มีต้นทุนแฝงที่สูงมาก

ต้นทุนแรกคือเวลาของ HR ที่สูญเปล่าไปกับงานซ้ำซ้อน ถ้า HR ใช้เวลา 10 ชั่วโมงต่อสัปดาห์กับงานที่โปรแกรมทำแทนได้ นั่นคือ 40 ชั่วโมงต่อเดือน หรือเกือบหนึ่งสัปดาห์ทำงาน เวลานี้มีมูลค่าเท่าไหร่ถ้าเอาไปทำงานที่สร้างคุณค่ามากกว่า?

ต้นทุนที่สองคือความผิดพลาด การคำนวณเงินเดือนผิดครั้งหนึ่งอาจทำให้เสียเวลาและเสียค่าใช้จ่ายในการแก้ไข บวกกับความเสียหายต่อความน่าเชื่อถือ การสูญหายของเอกสารสำคัญอาจสร้างปัญหาใหญ่ที่แก้ยาก

ต้นทุนที่สามคือโอกาสที่สูญเสียไป เมื่อ HR ไม่มีเวลาโฟกัสกับงานกลยุทธ์ เช่น การพัฒนาพนักงาน การสร้างวัฒนธรรมองค์กร หรือการวางแผนกำลังคน องค์กรก็พลาดโอกาสในการเติบโตและพัฒนา

ByteHR มีราคาที่สมเหตุสมผลและคุ้มค่า เมื่อเทียบกับต้นทุนและเวลาที่ประหยัดได้ การลงทุนในโปรแกรม HR ที่ดีคืนทุนได้ภายในไม่กี่เดือน และยิ่งใช้ไปนาน ๆ ยิ่งเห็นคุณค่าและผลตอบแทนที่ชัดเจน

ไม่ต้องลงทุนซื้อ server หรือจ้าง IT มาดูแลระบบ ไม่ต้องกังวลเรื่อง maintenance หรือ update ทุกอย่างจัดการให้พร้อมใช้งานอยู่แล้ว คุณแค่จ่ายค่าบริการรายเดือนหรือรายปีตามจำนวนพนักงานที่มี เมื่อบริษัทโต ก็ขยายได้ง่าย เมื่อต้องการลดก็ปรับได้ ยืดหยุ่นตามความต้องการจริง

 

 

ในยุค 4.0 ที่ทุกอย่างเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การบริหารงาน HR แบบเดิม ๆ ไม่สามารถตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรและพนักงานได้อีกต่อไป โปรแกรม HR ByteHR มอบโซลูชันที่ครบครัน ทันสมัย และใช้งานง่าย ช่วยให้ HR ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานมีความพึงพอใจ และผู้บริหารตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล

 

ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะเป็นสตาร์ทอัพที่เพิ่งเริ่มต้น SME ที่กำลังเติบโต หรือองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการปรับปรุงระบบ ByteHR พร้อมเติบโตไปกับคุณ เริ่มต้นใช้งานง่าย ราคาสมเหตุสมผล และให้ผลลัพธ์ที่คุ้มค่าอย่างแน่นอน

อย่าปล่อยให้ระบบ HR ที่ล้าสมัยเป็นอุปสรรคต่อการเติบโตของธุรกิจคุณ เริ่มต้นยุคใหม่ของการบริหารงานทรัพยากรบุคคลด้วย ByteHR วันนี้ เพื่ออนาคตที่ดีกว่าของทั้งองค์กรและพนักงานทุกคน