7 วิธีจัดการความยุ่งเหยิงในออฟฟิศ

“เอา…วางไว้ตรงไหนน้า” “เดี๋ยวขอหาก่อนแล้วค่อยติดต่อกลับนะ” “เอ…จำได้วางไว้ตรงนี้นี่นา” ถ้าคุณคุ้นกับประโยคเหล่านี้ล่ะก็ หมายความว่าความยุ่งเหยิงกำลังคืบคลานเข้ามาในออฟฟิศคุณ หากปล่อยไว้ล่ะก็มันจะแพร่ระบาดไปทั่วออฟฟิศเหมือนเชื้อโรคเลยล่ะ  ดังนั้นเราต้องรีบหาทางจัดการกับมันเสียก่อน เพราะว่าความยุ่งเหยิงมากขึ้นเท่ากับผลกำไรที่ลดลง ลองทำตามวิธีจัดการความยุ่งเหยิงเบื้องต้นต่อไปนี้ดู

1. กำหนดระเบียบของออฟฟิศและทำตามระเบียบอย่างสม่ำเสมอ
คิดระเบียบวิธีการบริหารสำหรับงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำทุกวัน เช่น เอกสารทุกฉบับที่เข้ามาในบริษัทจะต้องได้รับการลงทะเบียนและจัดเก็บ ไม่ใช่วางทิ้งไว้เฉย ๆ  หรือการจัดการกับอุปกรณ์สำนักงานต่างๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องแฟ็กซ์  เครื่องถ่ายเอกสาร หากอุปกรณ์เหล่านี้เกิดเสียหรือติดขัดขึ้นมา พนักงานทุกคนในบริษัทควรจะรู้ว่าจะโทรหาใคร และไม่ควรจะทำอะไร (อุปกรณ์บางอย่างไม่ควรจะลองซ่อมเอง)

2. กำหนดความรับผิดชอบให้ชัดเจน
การจัดระเบียบออฟฟิศที่ดีคือการที่พนักงานทุกคนรู้ว่าใครรับผิดชอบอะไร การแบ่งหน้าที่การงานที่ขัดเจนจะช่วยให้ความยุ่งเหยิงลดลง  ตัวอย่างเช่นถ้าการจัดซื้อของสำหรับออฟฟิศคุณทำโดยใครก็ได้ เมื่อไหร่ก็ได้  ถ้าคุณต้องการคลิปหนีบกระดาษซักตัวคุณจะถามหาจากใคร  ดังนั้นคุณต้องแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจนตรงตามความสามารถความถนัดของบุคลากรที่มีอยู่

3. เก็บบันทึกข้อมูล และอัพเดทอย่างสม่ำเสมอ
การเก็บบันทึกข้อมูลต่าง ๆ อาจฟังเป็นงานที่ง่ายที่สุดในการจัดการออฟฟิศ แต่จะจัดอย่างไรให้เป็นระเบียบและหาง่ายนั้น นั่นเป็นสิ่งที่คุณต้องคิด ว่าจะแยกข้อมูลออกเป็นประเภทใด จัดเก็บแบบไหน และอัพเดทบ่อยแค่ไหนด้วย เช่นเมื่อคุณได้ลูกค้าใหม่ ให้รีบคีย์ชื่อลงในฐานข้อมูลพร้อมอัพเดทข้อมูลต่าง ๆ ที่คุณได้คุยกับเขา ไม่ใช่ปล่อยไปจนลืมว่าคุยอะไรไปบ้างหรือเขามีความต้องการอย่างไร

4. เดินไปรอบๆ ออฟฟิศ
ออฟฟิศ ของคุณเป็นตัวอย่างที่ดีหรือไม่ดีของการจัดพื้นที่ใช้สอยในที่ทำงาน ให้ลองเดินสำรวจไปรอบ ๆ แล้วดูว่ามีอะไรรกหูรกตาหรือกีดขวางทางเดินของคุณบ้าง ทั้งนี้รวมถึงบริเวณโต๊ะทำงานของพนักงานด้วย เมื่อเดินกลับมาที่โต๊ะตัวเองแล้วมองดูว่าบนโต๊ะเป็นอย่างไร อะไรที่คุณใช้บ่อย ๆ นั้นอยู่ใกล้มือหรือไม่ สมัยนี้มีอุปกรณ์สำนักงานเก๋ ๆ ช่วยจัดระเบียบออฟฟิศของคุณให้สวยงามได้  การจัดออฟฟิศที่ดีคือการใช้พื้นที่ให้ได้ประโยชน์สูงสุดและปลอดภัยที่สุด

5. จัดตารางทำงาน(ที่ไม่อยากทำ)
ง่ายจะตายถ้าหากคุณจะเลี่ยงไม่ทำงานที่คุณไม่อยากทำ งานที่คนส่วนมากไม่อยากทำในออฟฟิศอาทิเช่น งานจัดเก็บเอกสารจุกจิก  งานบริการลูกค้าทางโทรศัพท์ หรืองานอัพเดทบัญชี  หาก คุณในฐานะที่เป็นเจ้าของกิจการไม่สามารถแบ่งงานที่ไม่อยากทำเหล่านี้ไปให้คน อื่นทำได้ คุณก็ต้องบังคับตัวเองให้ทำด้วยการจัดลงตารางเวลาทุกอาทิตย์  เช่น ช่วงเช้าหรือบ่ายโทรหาลูกค้าใหม่ ๆ หรือทำรายการรับ-จ่ายในแต่ละวันให้เรียบร้อย  เป็นต้น

6. ใช้บริการจากบริษัทอื่น
ในโลกที่สมบูรณ์แบบทุกคนจะทำงานเมื่อมีเวลาและทำออกมาได้อย่างดี  แต่ ในชีวิตจริงมันไม่สมบูรณ์แบบน่ะสิ ดังนั้นแทนที่คุณจะทำอะไรที่ไม่ ถนัดแถมไม่มีเวลาจะทำอีก คุณก็ควรจะแบ่งงานหรือจ้างคนนอกทำบ้าง นั่นไม่เพียงเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการออฟฟิศ แต่คุณยังมีเวลาไปทำอย่างอื่นที่คุณถนัดเพื่อต่อยอดธุรกิจของคุณให้สูงยิ่ง ๆ ขึ้นไปอีกด้วย

7. ให้ความสำคัญกับการวางแผนธุรกิจเป็นอันดับแรก
ผู้ประกอบการรายย่อยส่วนมากจะใช้เวลาในแต่ละวันทำนู่นทำนี่ แล้วก็รู้สึกว่าทำไมชีวิตมันถึงยุ่งเหยิงแบบนี้  การ วางแผนธุรกิจเป็นองค์ประกอบสำคัญในการจัดการออฟฟิศ และเป็นสิ่งที่ต้องทำเป็นประจำด้วย ผู้ที่ประสบความสำเร็จในธุรกิจจะให้เวลาในการวางแผนธุรกิจอย่างน้อยสัปดาห์ ละหนึ่งครั้ง คุณอาจให้พนักงานหรือคนในทีมช่วยกันวางแผนธุรกิจด้วยก็ได้  บางทีหลายหัวก็ดีกว่า

อ้างอิงจาก นิตยสาร SME Thailand