SME กับ การบริหารงาน

SME กับ การบริหารงาน เป็นที่ทราบกันดีว่าอุตสาหกรรมที่สำคัญในการพัฒนาเศรษกิจของประเทศเราเป็น อุตสาหกรรมขนาดกลางและย่อม หรือที่เรียกว่า SME ที่ซึ่งยังมีข้อจำกัดอยู่มากในการนำมาตรฐานสากล ISO9000 มาประยุกต์ใช้ เพื่อพัฒนาศักยภาพในการแข่งขันและยกระดับคุณภาพ โดยเฉพาะประเด็นปัญหาด้านการบริหารงานบุคคล เพราะ ในเรื่องของการบริหารการผลิต ผลกำไรขาดทุน การตลาดจะเป็นเรื่องที่เจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหารให้ความสนใจ เนื่องจากเป็นเรื่องความเป็นความตาย การเติบโต การอยู่รอดรวมถึงความล้มเหลวขององค์กร แต่เรื่องของคนซึ่งนอกจากจะเป็นเรื่องปวดหัว วุ่นวาย เป็นเรื่องของการใช้จ่ายเงิน ดังนั้นเรื่องของการบริหารคนมักจะมาทีหลัง เรื่องที่เก็บไว้ก่อน

ลักษณะปัญหา โครงสร้างของธุรกิจขนาดเล็กมักเป็นระบบครอบครัวคือผู้บริหารสูงสุดและมีญาติพี่น้องกับบริวารใกล้ชิดเป็นสำคัญ ลดหลั่นตามลำดับ ซึ่งหมายความว่าอำนาจในการบริหารจะขึ้นอยู่กับระยะทางแห่งความสัมพันธ์ระหว่างเถ้าแก่กับพนักงานผู้นั้นที่จริงแล้วโครงสร้างเช่นนี้มิใช่เป็นข้อเสียทั้งนี้เนื่องจากเป็นที่นิยมและยอมรับโดยทั่วไปในเอเซีย ปัญหาในการบังคับบัญชาจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อธุรกิจได้มีการขยายออกไปจนบุคคลที่ใกล้ชิดหรือญาติไม่สามารถควบคุมได้ทัน หรือดูแลไม่ทั่วถึง


มาตรฐาน ISO ช่วยแก้ปัญหาอะไรได้บ้างในกรณีเช่นนี้ ข้อกำหนดของ ISO9001 ข้อ 5.5.1 กล่าวว่า “ องค์กรต้องมีการกำหนดอำนาจหน้าที่ ความรับผิดชอบรวมทั้งการสื่อสารออกไป ” พร้อมทั้งมีเรื่องที่กล่าวถึงความจำเป็นในการมีระเบียบข้อบังคับในการทำงานตามข้อกำหนด ข้อ 4.1c ซึ่งข้อกำหนดนี้จะช่วยให้พนักงานได้ทราบเรื่องราว ระบบการทำงานต่างๆขององค์กร มั่นใจในการปฏิบัติงานว่าเป็นไปตามที่องค์กรต้องการและทราบวิธีการปฏิบัติงานที่ถูกต้อง ที่ซึ่งหมายถึงการเอาวิธีการทำงานที่ดีที่สุดหรือที่ผู้บริหารเห็นควรเป็นมาตรฐานในการปฏิบัติงานในองค์กร ทั้งนี้ต้องมีการระบุแนวระเบียบปฏิบัติกลางว่าใครเป็นผู้อนุมัติระเบียบข้อบังคับนั้นๆ


มากกว่านี้ยังมีข้อกำหนดที่ต้องมีการกำหนดให้วางโครงสร้างองค์กร โดยกำหนดว่าตำแหน่งในองค์กรควรมีอะไรบ้าง ขอบเขตอำนาจหน้าที่ ในแต่ละตำแหน่งควรเป็นอย่างไร แค่ไหน ใครตัดสินใจเรื่องอะไร เช่นความสามารถในการอนุมัติเปิดการทำงานนอกเวลา การปรับค่าตัวแปรในการผลิต การอนุมัติรับวัตถุดิบในกรณีพิเศษ รวมทั้งต้องมีการพิจารณาว่าผู้ที่จะดำรงในแต่ละตำแหน่งควรมีคุณสมบัติอย่างไร แต่สิ่งที่ไม่ควรจะลืมคือ องค์กร SME มักเป็นองค์กรที่กำลังเจริญเติบโตที่ซึ่งจะมีการเปลี่ยนแปลงอำนาจ หน้าที่ ความรับผิดชอบ รวมทั้งลักษณะงาน ที่มักจะเกิดขั้นอย่างสม่ำเสมอ และบ่อยๆ ดังนั้นรูปแบบของเอกสารระบุลักษณะงานในแบบสากลอาจไม่เหมาะสมสำหรับอุตสาหกรรมSME การกำหนดในรูปแบบอื่นๆก็สามารถกระทำได้ ไม่ว่าเป็นในรูปแบบตาราง รายการตรวจสอบ ผังงาน โดยมีความพยายามทำเอกสารที่อยู่ในรูปแบบที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ง่าย

การปรับปรุงการบริหารธุรกิจ มีคำถามว่าเราจะปรับปรุงการบริหารธุรกิจภายใต้เงื่อนไขข้างต้นได้อย่างไร ทำอย่างไรเราจึงควรปรับอะไรที่เป็นปัญหามาเป็นโอกาสให้ได้

การบริหารงานประจำวัน เจ้าของธุรกิจมักเป็นหัวหน้าปฏิบัติการในกิจวัตรประจำวัน เมื่อบริษัทยังเล็กมากเจ้าของมักทำทุกอย่างด้วยตัวเอง จึงมักเป็นผู้ที่ทำงานได้ทุกอย่างไม่มากก็น้อย ในกระบวนการหลักของบริษัทเช่น การเงิน การผลิต การจัดซื้อ งานขาย งานบุคคลเป็นต้น เมื่องานมีปริมาณมากขึ้น ท่านอาจมีความจำเป็นต้องเลือกบริหารกระบวนการอย่างใดอย่างหนึ่งให้ได้ภายในเร็ววัน โดยเน้นงานที่ท่านถนัดและทำได้ดีที่สุดโดยเร็ว และหาคนแทน คนที่มาทำแทนท่านอาจทำได้ไม่ดีเท่าท่านแต่ท่านต้องปรับระดับความคาดหวัง หากยังพอทนได้ คงต้องปล่อยไป
การมอบหมายงานประเภทนี้ท่านต้องระวังคืองานบางอย่างที่ต้องมีการปฏิบัติตามหลักเทคนิค ที่ซึ่งจำเป็นต้องปล่อยให้ผู้ที่เชี่ยวชาญทำให้ท่าน และถึงแม้ไม่สอดคล้องกับความรู้สึกของท่านยกเว้นแต่ว่าท่านจะมีความรู้ในด้านนั้นโดยเฉพาะ เช่นงานบุคคลหรืองานบริหารภาษีอากร

การแก้ไขปํญหา เพื่อทำให้มีการตัดสินใจที่ดี ท่านควรมีการตัดสินใจอย่างรอบคอบโดยไม่ใช้อารมณ์ ท่านอาจมีปัญหาจากประสบการณ์ที่มากของท่านเอง ด้วยประสบการณ์ที่มากมายของผู้ประกอบการณ์ที่เคยประสบความสำเร็จมาก่อน ดังนั้นจึงมักมีคำตอบสำเร็จรูปในทุกๆปํญหาที่เกิดขึ้นใหม่ สิ่งที่น่าสนใจคือปัญหาใหม่ๆนั้นๆอาจคล้ายแต่ไม่เหมือนกับที่ท่านเคยประสบ ซึ่งอาจเรียกได้ว่าคือกับดักความสำเร็จของท่านเอง และปัญหานั้นอาจไม่เหมื่อนที่ปัญหาที่ท่านเคยแก้ไขสำเร็จในอดีต

ในการตัดสินใจนั้นควรรับฟังความเห็นผู้ที่เกี่ยวข้องให้ทั่วถึงก่อนตัดสินใจซึ่งมีหัวใจสำคัญคือ ในปัจจุบันท่านอาจมีงานในภาระอื่นเป็นจำนวนมากจนข้อมูลในมือท่านไม่พอในการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิผล มากกว่านั้นการที่ท่านตัดสินใจในทุกประเด็นจะเป็นการฝึกลูกน้องให้นั่งรอปัญหาและรอให้ท่านตัดสินใจให้ เพราะพนักงานไม่อยากเสี่ยงต่อการรับผิดชอบในสิ่งผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการตัดสินใจนั้นๆ ส่วนพนักงานที่ต้องการมีความรับผิดชอบ อยากมีส่วนรับผิดชอบในการตัดสินใจมักจะตีจากองค์กรของท่านไปดังนั้นหากท่านเป็นผู้ที่ยึดมั่นในประสบการณ์ มีทิฐิสูง ควรระมัดระวังในการปรับตัวเอง
ความรอบรู้ การจับงานมากับมือในทุกๆเรื่อง ทำให้ท่านเป็นผู้รอบรู้ในทุกๆเรื่องเมื่อครั้งบริษัทยังเล็ก ท่านไม่ทราบว่าท่านได้มีการกระทำผิดเพื่อการเรียนรู้ ของท่าน ครั้นพอมีผู้มารับงานต่อจากท่านท่านจะพบว่าบุคคลต่างๆที่มาสานงานต่อจากท่านนั้นทำอะไรขวางหูขวางตาไปหมด ที่สำคัญที่สุดท่านต้องให้โอกาสคนของท่านในการเรียนรู้งาน มีระบบการสอนงานที่เหมาะสม และใส่ใจในระบบการสอนงาน ความลับ การทำธุรกิจไม่ว่าอย่างไร ขนาดไหนยังคงมีความลับทางธุรกิจที่ต้องมีเคล็ดลับอยู่บ้าง

อย่างไรก็ตามหากธุกริจของท่านจำเป็นต้องใช้คนเป็นจำนวนมาก เราจำเป็นต้องมีเทคนิคในการรักษาความลับที่เหมาะสม โดยทั่วไปแล้วเรื่องที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจบางเรื่องโดยธรรมชาตินั้นไม่เป็นความลับแต่ ด้วยความไม่รู้ความไม่เข้าใจในการจัดการให้ถูกต้อง ทำให้ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่เกิดความกลัวและวิตกกังวลเป็นอย่างมาก และมักเป็นปัญหาอุปสรรคในการขยายธุรกิจ ดังนั้นสิ่งที่สำคัญคือการแยกให้ชัดเจนว่าอะไรลับ ไม่ลับ ทำให้ท่านต้องเหนื่อยตลอดกาล

อ้างอิงจาก  บริษัท Moody