นอกจากจะรู้แล้วว่า SOP คืออะไร มีความสำคัญอย่างไรในกระบวนการทำงานในองค์กร รวมถึงการเรียนรู้ขั้นตอนและวิธีการเขียน SOP ให้ถูกต้องและเข้าใจง่าย ขั้นตอนต่อไปที่คนรับผิดชอบในทุกองค์กรควรที่จะเรียนรู้ ก็คือ รูปแบบและวิธีการเลือกใช้เครื่องมือในการสร้าง SOP ให้เหมาะสมและมีประสิทธิภาพสำหรับองค์กร 

รูปแบบของ SOP ที่องค์กรนิยม
 

 

ภาพจาก pixabay.com

เป็นรูปแบบ SOP ที่สร้างง่ายที่สุด เพราะมีเพียงกระดาษและหัวข้อรายการที่จะให้ผู้อ่านได้อ่าน และตรวจสอบว่าแนวทางที่กำหนดให้พนักงานนั้นถูกปฏิบัติตามครบแล้วหรือไม่โดยไม่สนลำดับ

2. SOP แบบลำดับชั้น (Hierarchical-Steps) 
 

เหมาะกับขั้นตอนที่หลากหลาย มีบางขั้นตอนต้องตัดสินใจและได้ผลลัพธ์ต่างกัน งานใดที่ผลลัพธ์ที่ต่างกันนำไปสู่ขั้นตอนต่อไปที่ไม่เหมือนกันจะเหมาะกับรูปแบบ SOP นี้

3. SOP แบบ Flow Chart 
 

ภาพจาก pixabay.com

งานที่ให้ผลลัพธ์แตกต่างกันออกไปหลายๆ รูปแบบ โดยที่ไม่สามารถคาดเดาได้ว่าทำแบบใดจะได้ผลลัพธ์แบบใดอย่างเจาะจง รูปแบบ SOP นี้จะเหมาะสมกับงานดังกล่าว
 

 

ภาพจาก pixabay.com

ถ้าองค์กรใดหรือใครเคยมีประสบการณ์ในการสร้าง หรือใช้งาน SOP มาบ้าง ก็อาจจะทราบดีว่าระบบการควบคุมมาตรฐานและประสิทธิภาพการทำงานด้วย SOP นั้น แค่สร้าง SOP ขึ้นมาคงจะไม่สามารถควบคุมมาตรฐานและประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างสมบูรณ์ แต่ต้องมีการนำไปใช้งาน และปรับปรุงแก้ไข ให้ได้ SOP หรือกระบวนการทำงานที่ดีที่สุดอยู่เสมอ จึงจะเป็นระบบที่เอื้อต่อการควบคุมมาตรฐานและประสิทธิภาพในการทำงานได้จริง 
 

ดังนั้น ในการพิจารณาเลือกเครื่องมือที่จะนำมาใช้ในการสร้าง SOP เพื่อควบคุมมาตรฐานและประสิทธิภาพในการทำงานของคนในองค์กรนั้น สิ่งสำคัญที่ผู้ประกอบการหรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องควรคำนึงถึง ก็คือ

1.ใช้งานง่าย

 

ภาพจาก pixabay.com
 

เพราะระบบที่ใช้ทำ SOP ไม่ได้ใช้แค่ในพนักงานกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง แต่เป็นพนักงานทุกคนที่จำเป็นต้องใช้ ดังนั้น จึงควรคำนึงว่าหากพนักงานทุกคนจำเป็นต้องใช้ระบบนี้ จะสามารถใช้งานได้อย่างคล่องแคล่วทุกคนหรือไม่ ไม่เช่นนั้นจากที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอาจทำให้กลายเป็นการเพิ่มงานให้พนักงานแต่ละคนก็เป็นได้

2.เข้าใจง่าย
 

SOP ที่ทำออกมาหากต้องใช้เวลา หรือมีกระบวนการมากมายในการทำความเข้าใจ เช่นเป็น SOP ที่มีแต่ตัวหนังสือ หรือศัพท์เฉพาะเยอะๆ พนักงานก็อาจจะไม่เข้าใจ หรือใช้เวลานานเพื่อทำความเข้าใจ จนทำให้เกิดความรู้สึกต่อต้านกับ SOP

3.แก้ไขง่าย

 

ภาพจาก pixabay.com

SOP ที่สร้างขึ้นมาเป็นเพียงแค่จุดเริ่มต้นในการสร้างมาตรฐาน แต่การจะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้จะต้องทำ PDCA คือ นำมาใช้แล้วปรับปรุงให้ดีขึ้นเรื่อยๆ นั่นแปลว่าเครื่องมือที่จะนำมาใช้ ก็ควรเป็นเครื่องมือที่ทำให้สามารถแก้ไขและปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้ดีขึ้นได้อย่างง่ายดายด้วย
 

อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าองค์กรจะเลือกเครื่องมือเพื่อมาทำ SOP ที่ดีและทันสมัยขนาดไหน หากลงทุนเพื่อนำเข้ามาวางระบบแต่ไม่มีการใช้งานจริงก็คงเปล่าประโยชน์ ก่อนจะลงทุนจึงควรปรึกษากับผู้ให้บริการอย่างละเอียดเสียก่อน ผู้ให้บริการที่สามารถให้คำปรึกษาได้ทั้งก่อนและหลังการขายน่าจะช่วยทำให้เราสามารถตัดสินใจได้อย่างมั่นใจมากขึ้น
 

องค์กรหรือร้านค้าที่มีจำนวนสาขาอยากทำ SOP หรือ Standard Operating Procedure ปัจจุบันได้มีผู้ช่วยทำให้สามารถดำเนินธุรกิจได้ง่ายและสะดวกขึ้น นั่นคือ Teachme Biz - Visual SOP Management Platform ระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่าย ด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
 

ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น
 

Facebook : www.facebook.com/ThaiFranchiseAgency/ 

 
 

อ้างอิงข้อมูล https://bit.ly/3wFfm27

 

นักเขียน

คุณมนตรี ศรีวงษ์ (อ๊อฟ)