บางครั้งงานจุกจิกเล็กน้อยที่เราต้องเจอทุกวัน จนอาจจะกลายเป็นความเคยชิน และไม่รู้สึกว่าจะมีผลกระทบกับชีวิตได้อย่างไร แต่ในความเป็นจริงงานจุกจิกตามหลักของ Cal Newport ผู้เขียนหนังสือ Deep Work จะตรงกับคำว่า Shallow Work หรือก็คืองานที่ดูเหมือนยุ่ง แต่ไม่สร้างมูลค่า หรือเป็นงานที่ใช้พลังสมองน้อย ไม่ต้องใช้ทักษะเฉพาะทางสูง และมักจะถูกแทรกเข้ามาขัดจังหวะงานชิ้นใหญ่เสมอ อย่างไรก็ดีเพื่อให้เห็นภาพชัดเจน เราสามารถแบ่งลักษณะของงานจุกจิกออกได้เป็น 4 ข้อหลัก ดังนี้

 

ภาพจาก https://app.envato.com

การทำงานในสภาวะที่มีสมาธิจดจ่อขั้นสูงสุด (Deep Work) เป็นสิ่งที่เหมือนจะพูดง่าย แต่ทำได้ยากปัญหาสำคัญคือความวอกแวก เมื่อเราเปลี่ยนจุดสนใจจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง สมองจะมีภาวะที่เรียกว่า Attention Residue หรือสมาธิที่ค้างคาอยู่กับงานเก่า ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานใหม่ลดลง

พร้อมกันนี้ยังมีตัวเลขที่น่าสนใจระบุอีกว่าโดยเฉลี่ยพนักงานออฟฟิศถูกขัดจังหวะประมาณ 56 ครั้งต่อวัน และ 80% ของการขัดจังหวะเหล่านั้นเป็นเรื่องไม่สำคัญอีกด้วย

 

เปลี่ยนงานจุกจิก ปิดจบด้วยเทคนิค Pomodoro
 

ภาพจาก https://app.envato.com

เทคนิคนี้ถูกคิดค้นโดย Francesco Cirillo ในช่วงปลายทศวรรษ 1980 ขณะที่เป็นนักศึกษาอยู่ในมหาวิทยาลัยที่อิตาลี 

ซึ่งเขามีปัญหาที่ไม่สามารถจดจ่อและมีสมาธิกับการเรียนและการทำงานให้เสร็จลุล่วงได้ จึงให้คำมั่นกับตนเองว่า เมื่อถึงเวลาเรียน จะตั้งใจโฟกัสกับการเรียนอย่างต่อเนื่องเป็นเวลาขั้นต่ำสัก 10 นาที เพื่อสร้างความท้าทายให้กับตนเอง
 

จึงใช้เครื่องจับเวลาที่มีรูปทรงเป็น "มะเขือเทศ" ซึ่งภาษาอิตาลีเรียกว่า Pomodoro และนั่นคือจุดเริ่มต้นของวิธีการจัดการเวลาดังกล่าว

 

หัวใจของ Pomodoro คือการแบ่งเวลาทำงานออกเป็นช่วงสั้นๆ และสลับด้วยการพัก เพื่อให้สมองไม่ล้าจนเกินไป โดยมีขั้นตอนดังนี้

ทั้งนี้การแบ่งเวลาเป็น 25 นาที ไม่ใช่ตัวเลขสุ่ม แต่เป็นช่วงเวลาที่สั้นพอที่สมองจะรับรู้ว่า ต้องรีบทำ (Urgency) แต่ก็เป็นเวลามากพอที่จะทำงานสำคัญให้เป็นชิ้นเป็นอันได้ และใน 1 วันเรามีความสามารถในการทำ Deep Work ได้ประมาณ 3-4 ชั่วโมงแต่ก็มากพอที่จะทำให้งานสำคัญนั้นก้าวหน้าได้ 

ซึ่งในหนังสือ Deep Work ของ Cal Newport ได้พูดถึงเรื่องนี้ไว้อย่างน่าสนใจว่า “เมื่อเราจดจ่ออยู่กับทักษะหรือเนื้อหาหนึ่งอย่างเข้มข้น (Deep Work) สมองจะกระตุ้นการสร้างชั้นไมอีลินให้หนาขึ้นรอบๆ วงจรประสาทนั้นๆ ยิ่งชั้นนี้หนาเท่าไหร่ สัญญาณประสาทจะยิ่งวิ่งไวและแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น"

 

การนำ Pomodoro มาประยุกต์ใช้กับการทำธุรกิจ
 

ภาพจาก https://app.envato.com

สำหรับเจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหาร การใช้ Pomodoro ไม่ใช่แค่การตั้งนาฬิกา 25 นาทีเพื่อเคลียร์งานส่วนตัว แต่มีประโยชน์ในการจัดระเบียบงานให้คล่องตัว เพื่อให้เหลือพลังไปใช้กับงานกลยุทธ์ (Strategy) ที่สร้างรายได้มากกว่าซึ่งมีวิธีการนำ Pomodoro มาประยุกต์ใช้ดังนี้
 

1.แยกช่วงเวลาระหว่าง Deep Work กับงานจุกจิก เพราะเจ้าของธุรกิจหลายคนมักมีพฤติกรรมที่เรียกว่า "Reactive Mode" หรือการทำงานตามเสียงเรียกเข้าของคนอื่น การแยกช่วงเวลาให้ชัดเจนคือการเพิ่มประสิทธิภาพได้ดีที่สุด เพราะสมองคนส่วนใหญ่จะมีพลังการคิดวิเคราะห์ สูงสุดในช่วง 2-4 ชั่วโมงแรกหลังตื่นนอน การทำ Pomodoro ในช่วงเวลานี้สัก 3-4 รอบจะได้ผลกับงานที่เป็น Deep Work มากเช่น วิเคราะห์คู่แข่ง , วางแผนขยายสาขา , นั่งดูงบกำไรขาดทุน เป็นต้น

ส่วนพวกงานจุกจิกทั่วไปเช่นการตอบแชท , ตอบคอมเม้นต์ , เช็กสต็อก , ประสานงานซัพพลายเออร์ อาจขยับไปทำในช่วงบ่ายที่สมองของเราหลุดพ้นจากงาน Deep Work แล้ว

 

2.ใช้เป็นเครื่องมือคำนวณต้นทุนเวลา ในเชิงธุรกิจ Time = Money การใช้ Pomodoro จะช่วยให้รู้ต้นทุนที่แท้จริงของแต่ละโปรเจกเช่นนับดูว่าการปิดดีลลูกค้า 1 ราย หรือการปั้นคอนเทนต์ 1 ชิ้น ใช้การทำ Pomodoro ทั้งหมดกี่รอบข้อมูลนี้จะช่วยให้เราตัดสินใจได้แม่นยำขึ้นว่า งานไหนควรทำเอง งานไหนควร Outsource หรือจ้างพนักงานมาทำแทนเพื่อให้คุ้มค่าเหนื่อยมากที่สุด

 

3.ป้องกันภาวะสมองล้าจากการตัดสินใจ (Decision Fatigue) ในฐานะที่เป็นเจ้าของธุรกิจต้องตัดสินใจหลายเรื่องต่อวัน ซึ่งเผาพลาญพลังงานสมองมาก แต่ถ้าใช้ การพัก 5 นาทีตามหลัก Pomodoro จะเป็นการ Reboot เพื่อให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะการตัดสินใจในช่วงสมองล้า มักนำไปสู่ความผิดพลาดทางธุรกิจได้

 

อย่างไรก็ดีเราไม่สามารถกำจัดงานจุกจิกให้เหลือ 0% ได้ เพราะมันคือส่วนหนึ่งของการทำงานร่วมกับคนอื่น แต่เทคนิค Pomodoro จะช่วยทำให้งานสำคัญสามารถดำเนินได้อย่างมีคุณภาพมากขึ้นในขณะที่งานทั่วไปก็ไม่บกพร่อง จึงเป็นการจัดระเบียบงานที่ทำให้ตัวเราเองในฐานะนักธุรกิจเหนื่อนน้อยลงแต่ได้ผลในการทำงานที่คุ้มค่ามากขึ้น

 

อ้างอิง :

นักเขียน

คุณรัตนชัย ม่วงงาม (เปี๊ยก)