การใช้เอกสารต่างๆ ในแต่ละองค์กร หากสังเกตให้ดีจะเห็นว่าไม่มีการจัดการที่ดีพอ เช่น สำเนาเอกสารต่างๆ ทะเบียนบ้าน บัตรประชาชนของลูกค้า ฯลฯ บางบริษัทนำไปทำเป็นกระดาษรีไซเคิลหรือเอาไปขายทิ้ง ซึ่งทำให้ข้อมูลต่างๆ ของลูกค้าหายไป ยิ่งบางบริษัทที่ไม่มีการจัดการข้อมูลที่เป็นความลับดีพอ ไม่ว่าจะงบการเงิน รายได้ ฯลฯ

อาจสร้างความเสียหายให้กับบริษัทได้ โดยเฉพาะในธุรกิจระดับ SMEs ที่ไม่ค่อยให้ความสำคัญกับเรื่องเหล่านี้มากเท่าใดนักเน้นแค่การประหยัด ทั้งที่จริงควรต้องระวังในเรื่องของการจัดเก็บข้อมูลให้มากขึ้น ทุกวันนี้การเก็บข้อมูลด้วยกระดาษเริ่มลดลงแม้แต่ภาครัฐเองก็เริ่มมีการเก็บข้อมูลที่เป็นกระดาษลดลงและใช้เทคโนโลยีเข้ามาทดแทน เห็นง่ายๆ จากบัตรประชาชนที่สามารถนำบัตรไปเสียบเครื่องอ่านแล้วนำข้อมูลทุกอย่างมาใช้ได้เลย แนวโน้มของสังคม paperless จะมีมากขึ้น

ดังนั้น SMEs ต้องเริ่มพิจารณาแล้วว่าอะไรที่ปรับลดลงได้ควรปรับหรืออาจหันไปใช้ software ในการจัดเก็บแทน ต่อไปไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารแล้วเพราะทุกอย่างอยู่บนออนไลน์ซึ่งมีข้อมูลเหมือนกันหมด 

 

ขอยกตัวอย่างที่บริษัทของผมได้เริ่มทำเป็นนโยบายเลย เช่น การสมัครงานหากดูเรซูเม่ผู้สมัครงานแล้วสนใจจะยังไม่เรียกมาคุยแบบตัวต่อตัว ให้โทรไปสัมภาษณ์เบื้องต้นกับผู้สมัครเสียก่อน เมื่อเราได้พูดคุยเพียงไม่กี่คำถามก็จะทราบแล้วว่าคนๆ นั้นใช่ที่เราต้องการหรือไม่ หากว่าใช่จึงค่อยเรียกเข้ามากรอกข้อมูลที่บริษัท ทั้งหมดนี้จะช่วยประหยัดเวลาทั้งเราและเขา และยังจะช่วยลดการใช้กระดาษและลดการจัดการข้อมูลไปได้มาก วิธีนี้สามารถนำไปใช้ได้เลยทันทีและเชื่อว่าทั้งผู้สมัครและผู้สัมภาษณ์จะรู้สึกดีด้วยกันทั้งสองฝ่าย 

 

การใช้เทคโนโลยีในบางครั้งไม่จำเป็นต้องเป็นนวัตกรรมที่ใหม่ล่าสุดเสมอไป อยู่ที่การเลือกนำสิ่งที่มีอยู่แล้วมาใช้ให้เกิดประโยชน์จริงๆ การประชุมงานหรือสัมภาษณ์งานที่ผมใช้มากและบ่อยในช่วงหลังๆ นี้คือ Video Conference หรือ Face time เพราะหากเราต้องเดินทางเพื่อไปประชุมเพียงครั้งเดียวแต่ต้องเสียเวลาเดินทางไปและกลับเป็นชั่วโมงๆ อาจเป็นการเสียเวลามาก

ภาพจาก goo.gl/BHbN6n

อย่างล่าสุดมีมหาวิทยาลัยในมาเลเซียเชิญผมไปบรรยาย ผมต้องบินไปมาเลเซียเพื่อไปพูดเพียงหนึ่งชั่วโมงเท่านั้น ในเมื่อเทคโนโลยีมันพร้อมอยู่แล้วผมจึงขอวิดีโอคอลจากเมืองไทยไปดีกว่า ประหยัดทั้งเงินและเวลาของทั้งตัวผมเองและทางนั้นด้วย ถ้าใครได้ใช้วิดีโอคอลบ่อยๆ จะรู้ว่ามันช่วยเราได้หลายอย่างจริงๆ 

 

แล้วเมื่อมองว่าจะนำมาใช้กับธุรกิจได้หรือไม่ อย่างพนักงานต้องเดินทางไปต่างจังหวัดก็สามารถที่จะประชุมโดยใช้วิธีการวิดีโอคอลมาเลย หรือกับพาร์ทเนอร์บางรายที่ต้องเห็นหน้ากันจริงๆ เพียงแป๊บเดียวเท่านั้น ลองแนะนำให้ใช้การวิดีโอคอลซึ่งน่าจะเป็นวิธีที่สะดวกและรวดเร็ว ทั้งนี้คงต้องพิจารณาถึงความสำคัญของแต่ละการประชุมด้วย

ซึ่งหากลดในเรื่องของการเดินทางได้ สิ่งที่จะได้กลับมาซึ่งมีมูลค่าอย่างมากก็คือเรื่องของเวลา ทั้งตัวคุณเองหรือพนักงานจะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในเมื่อเทคโนโลยีมีอยู่แล้วไม่ต้องมีการลงทุน คำถามคือคุณเคยใช้มันหรือปล่ามากกว่า หากคิดเป็นเงินในแง่ของการลดต้นทุน เดือนๆ นึงนี่สามารถลดลงไปได้ไม่น้อย และยิ่งเป็นผู้บริหารระดับสูงนี่อาจจะลดไปได้เป็นล้านๆ บาทเลยทีเดียว 

 

ผมอยากแนะนำให้ทุกคนโดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูงหรือผู้ใหญ่หลายๆ คนได้ลองใช้เลย เพราะทุกองค์กรต้องเริ่มต้นจากผู้บริหาร ลองใช้กับลูกน้องให้เห็นว่าระดับหัวหน้าได้ใช้แล้วก็ควรเริ่มใช้กัน ซึ่งจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น การขับเคลื่อนเทคโนโลยีใดๆ ในองค์กรต้องมีไดเรคชั่นมาจากข้างบนก่อน ข้างบนต้องใช้ ต้องเข้าใจ ถ้าข้างบนไม่เข้าใจการผลักดันจะเป็นไปได้ยาก 

ภาพจาก goo.gl/bgaqkZ

 

นอกจากนี้ ผมอยากแนะนำให้เริ่มเปลี่ยนมาใช้เทคโนโลยีให้มากขึ้นอย่างบางคนยังใช้ Excel หรือ PowerPoint กันอยู่ ทั้งที่เดี๋ยวนี้มี Excel เป็น cloud เป็นออนไลน์แล้ว ซึ่งบริษัทของผมตอนนี้เลิกใช้แล้วหันมาใช้ Google Cloud ซึ่งฟรีทั้งหมด 100% และทำให้พนักงานทุกคนสามารถทำงานอยู่บนข้อมูลไฟล์เดียวกัน ทุกคนสามารถเข้าไปทำงาน ณ จุดเดียวกันจะเป็นการทำงานร่วมกันที่เรียกว่า Collaboration ทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทุกวันนี้ไฟล์ที่เป็น sheet หรือเป็น excel สำหรับบริษัทผมอยู่บนออนไลน์ทั้งหมด 100% แล้ว พนักงานฝ่ายขายกรอกข้อมูลยอดขายเท่าไหร่ผมสามารถเห็นได้ทันที สามารถทำเป็นกราฟ แดชบอร์ด เรียลไทม์ได้ทันที
 

ภาพจาก goo.gl/wWZLHA

ซึ่งทั้งหมดนี้ ฟรี หรือแม้แต่การที่จะให้ผมพรีเซนต์อะไรตอนนี้ผมใช้ Google Slide แทน PowerPoint ซึ่งสามารถทำได้ทันที เพราะทุกอย่างอยู่บนออนไลน์ เรียกว่าผมสามารถทำงานได้ทุกที่ทั่วโลก เรื่องเหล่านี้คนรุ่นใหม่ๆ ใช้กันเกือบหมดแล้ว สำหรับผู้บริหารท่านใดที่องค์กรยังไม่เริ่มใช้ควรต้องนำมาใช้แล้ว เพราะประเทศไทยเราจะเปลี่ยนแปลงได้ ผมเชื่อว่าต้องมาจากทุกองค์กรร่วมใจกันเปลี่ยนแปลง