คู่มือปฏิบัติงาน Operations Manual เขียนอย่างไรให้ครอบคลุมในรอบเดียว!
 

คู่มือปฏิบัติงาน หรือ Operations Manual เป็นเครื่องมือสำคัญในการทำงานในองค์กรให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ทั้งหัวหน้างานและผู้ปฏิบัติงานในส่วนต่างๆ ยิ่งเป็นองค์กรหรือธุรกิจที่มีหลายสาขา ยิ่งต้องทำให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทุกสาขา ดังนั้น เจ้าของธุรกิจจึงจำเป็นต้องสร้างคู่มือปฏิบัติงานให้ครอบคลุม เพื่อการปฏิบัติงานของทุกๆ ฝ่าย ทุกๆ แผนก มีประสิทธิภาพและเป็นมาตรฐานเดียวกัน ถ้าถามว่า Operations Manual เขียนให้ครอบคลุมในเรื่องไหนบ้าง
 

วันนี้ www.ThaiFranchiseCenter.com จะแนะนำแนวทางให้ทราบ
 

1. เขียนหัวข้อให้ชัดเจน
 

มีขอบเขตที่ครอบคลุมทุกๆ ขั้นตอนของการปฏิบัติงาน โดยเขียนไม่ต้องกว้างเกินไป และมีความเกี่ยวข้องกับใคร หน่วยงานใดบ้าง แผนกอะไรบ้าง ทั้งภายใน และภายนอกองค์กร 

2. เขียนระบุถึงขั้นตอนและรายละเอียดต่างๆ ของกระบวนการปฏิบัติงานของแต่ละแผนก

ส่วนใหญ่แล้วจะเขียนไว้สำหรับงานที่มีความซับซ้อน มีหลายขั้นตอน และเกี่ยวข้องกับคนหลายคน

3. เขียนเนื้อหาไว้เป็นแนวทางให้ผู้ปฏิบัติงานหรือพนักงานแต่ละส่วนไว้ใช้อ้างอิง

สามารถปฏิบัติงานได้อย่างสบายใจ และช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน รวมถึงพนักงานสามารถนำไปสอนงานคนอื่นๆ ต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

4. เขียนเนื้อหาในคู่มือปฏิบัติงาน
 

นอกจากจะครอบคลุมแล้ว เจ้าของธุรกิจต้องเขียนให้ผู้ปฏิบัติงานอ่านแล้วเข้าใจง่าย และสามารถนำไปปฏิบัติตามได้อย่างมีประสิทธิภาพและสัมฤทธิ์ผลสูงสุด

5. เขียนคู่มือปฏิบัติงานต้องมีเนื้อหาที่สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง

เมื่อมีองค์ความรู้และแนวทางการปฏิบัติงานใหม่ๆ ที่ทันสมัยเกิดขึ้นในระหว่างการทำงาน หรือปรับเปลี่ยนแนวทางการทำงานเพื่อการแข่งขันในตลาด

6. เนื้อหาควรมีคำจำกัดความที่ระบุข้อความ คำศัพท์สำคัญในคู่มือปฏิบัติงาน

พร้อมความหมายของคำจำกัดความนั้นๆ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานในแผนกต่างๆ เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน ทั้งผู้ปฏิบัติงาน ผู้ที่กำลังศึกษาเรียนรู้คู่มือการปฏิบัติงาน รวมถึงผู้ที่เข้ามาใช้บริการในร้าน เช่น คำย่อที่ใช้ในคู่มือปฏิบัติงาน คำศัพท์เฉพาะ ภาษาอังกฤษ เป็นต้น
 

7. เขียนครอบคลุมถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงานทั้งหัวหน้า ลูกน้อง และอื่นๆ
 

มีใครคนไหนบ้างที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานนั้นๆ ใครต้องรับผิดชอบอะไรบ้าง หรือในแต่ละกระบวนการทำงานมีใครบ้าง มีบทบาทหน้าที่อย่างไรบ้าง และต้องกำหนดระยะเวลาในกระบวนการทำงานของแต่ละคนที่รับผิดชอบ
 

เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานอ่านหรือดูแล้วได้เห็นถึงลักษณะของงานที่ตัวเองรับผิดชอบ โดยผังการปฏิบัติงานควรมีขั้นตอนการทำงานที่สัมพันธ์กันทั้งก่อนและหลัง เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทำความเข้าใจกระบวนการทำงานได้ง่ายขึ้น รวมถึงเป็นการแสดงให้เห็นภาพความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่เกี่ยวข้องในการปฏิบัติงาน

นั่นคือ แนวทางการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน Operations Manual ให้ครอบคลุมในรอบเดียว! คนปฏิบัติงานนำไปปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด และเป็นมาตรฐานเดียวกัน

นักเขียน

คุณมนตรี ศรีวงษ์ (อ๊อฟ)