ทำไมต้องมีบัญชีกระแสรายวัน

สิ่งที่มีความสำคัญเป็นอย่างมากสำหรับการทำธุรกิจก็คือเรื่องของ 'การเงิน' บริษัทใดสามารถบริหารจัดการในเรื่องดังกล่าวได้อย่างลงตัวที่สุดมักจะเป็นผู้ได้เปรียบในตลาดการแข่งขันที่ซับซ้อนในปัจจุบัน ดังนั้นการใช้เครื่องมือเข้ามาช่วยเหลือและจัดการในเรื่องดังกล่าวจึงเป็นสิ่งที่สมเหตุสมผล โดยหนึ่งในเครื่องมือทางการเงินที่บริษัทห้างร้านต่างๆมักจะเลือกใช้บริการกันเป็นจำนวนมากคงจะหนีไม่พ้นการเปิดบัญชีกระแสเงินสดหรือที่เรียกกันว่าการใช้เช็คนั่นเอง เพราะอะไรบัญชีกระแสเงินสดถึงเป็นเครื่องมือการทำธุรกิจที่ได้ผล

มีความปลอดภัยมากกว่าถือเงินสด

นี่คือเหตุผลประการแรกที่ผู้ประกอบการควรคำนึงถึง เพราะการทำธุรกิจจะมีเงินสดหมุนเวียนในบริษัทเป็นจำนวนมาก ถ้าผู้ประกอบการเลือกที่จะเก็บเงินสดจำนวนมากดังกล่าวไว้กับตัว จะเหมือนเป็นเป้านิ่งใหแก่บรรดาพวกมิจฉาชีพจ้องโจรกรรมอยู่ตลอดเวลา ซึ่งจะเป็นอันตรายกับตัวของเงินและยังอาจมุ่งร้ายต่อชีวิตของผู้ประกอบการด้วย การเปิดบัญชีกระแสรายวันและสั่งจ่ายเงินผ่านเช็คให้นำไปขึ้นเงินที่ธนาคาร จึงเป็นมาตรการที่ป้องกันและรักษาความปลอดภัยในทั้ง 2 เรื่องได้เป็นอย่างดี อีกทั้งยังมีความสะดวกสบายที่เอื้อต่อการทำธุรกิจที่มีข้อจำกัดในเรื่องของงานและเวลาที่รัดตัวมากจึงไม่สะดวกที่จะเดินทางไปธนาคารหรือออกไปกดเงินที่ตู้เอทีเอ็มได้อยู่บ่อยๆ ก็ใช้วิธีการเขียนเช็คสั่งจ่ายให้ลูกค้าแทน

นอกจากนี้ยังสามารถให้พนักงานส่งเอกสารไปรับและส่งเช็คให้กับลูกค้าได้ด้วย โดยไม่ต้องกังวลการถูกเชิดเงินเพราะมีการระบุชื่อและขีดคร่อมเอาไว้บนเช็คแล้วนั่นเอง

สะดวกในการตรวจสอบและทำบัญชี

การสั่งจ่ายเงินด้วยเช็คจากบัญชีกระแสเงินสดทุกครั้งจะมีหลักฐานที่ต้นขั้วของเช็คบอกเสมอว่าผู้ประกอบการได้จ่ายเงินเป็นจำนวนเท่าไหร่ วันไหน และให้กับใคร ซึ่งข้อมูลต่างๆเหล่านี้จะอำนวยความสะดวกในการทำบัญชีรายจ่ายให้กับทางบริษัทอย่างมาก สามารถตรวจสอบได้จึงเป็นการป้องกันเงินรั่วไหลออกจากทางบริษัทโดยไม่ทราบสาเหตุที่มักจะเกิดขึ้นเป็นประจำในชีวิตส่วนตัว แต่ไม่อาจให้เรื่องดังกล่าวเกิดขึ้นได้ในการทำธุรกิจเด็ดขาด ซึ่งนอกจากนี้ข้อมูลดังกล่าวยังเป็นประโยชน์ต่อการจ่ายภาษีของบริษัทประจำปีด้วย

เหมาะกับการซื้อขายที่เป็นเครดิต

บ่อยครั้งที่การทำธุรกิจ คู่ค้าหรือผู้รับเหมาจะมีข้อเสนอให้ผู้ประกอบการต้องจ่ายเงินก่อนถึงจะรับสินค้าหรือชิ้นงานที่ใช้ทักษะโดยเฉพาะ เช่น งานก่อสร้าง งานตกแต่งภายใน งานออกแบบกราฟฟิก กลับไปได้ ซึ่งสินค้าและงานที่ใช้ทักษะเฉพาะเหล่านี้ยากที่ผู้ประกอบการจะตรวจสอบความเรียบร้อยได้ทั้งหมดเพียงแค่การมองจากสายตาด้วยครั้งเดียว จึงอาจกลายเป็นช่องทางให้คู่ค้าหมกเม็ดงานที่ไร้คุณภาพมาให้ได้

การออกเช็คสั่งจ่ายโดยลงวันที่ล่วงหน้าไปก่อนจึงเป็นวิธีที่จะช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถตรวจสอบได้ถี่ถ้วนมากขึ้น ถ้าสินค้าและชิ้นงานมีปัญหาชำรุด ไม่ตรงตามสเป็ค ขาดตกบกพร่องตามจำนวนหรือเสียไม่สามารถงานใช้ได้จริง ผู้ประกอบการสามารถอาญัติเช็คได้เพื่อบังคับให้คู่ค้าเข้ามาเจรจาตกลงรับผิดชอบในสิ่งที่เกิดขึ้นก่อน จึงเป็นการประกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ และยังเป็นการซื้อใจให้คู่ค้าส่งงานที่มีคุณภาพมาให้ทางบริษัทด้วย

หมุนเงินในบริษัท

ข้อนี้มักเป็นเหตุผลที่นิยมใช้กันเป็นอย่างมากสำหรับเจ้าของธุรกิจในปัจจุบัน เพราะบ่อยครั้งที่ผู้ประกอบการไม่มีเงินสดติดอยู่กับตัวเลยหรืออาจจะมีไม่พอจ่ายให้ ณ ขณะนั้น แต่คาดว่าจะต้องมีเงินสดเข้าสู่บริษัทในอนาคตอย่างแน่นอนจากการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าหรือขายสินค้าที่เอามาส่งให้ขายและเรียกเก็บเงินกลับไปนี้ จึงได้ทำการตีเช็คลงวันที่ล่วงหน้าออกไปให้ก่อนหรือที่เรียกง่ายๆว่าเป็นการเอาเงินในอนาคตมาใช้นั่นเอง เหตุผลก็เพื่อไม่ให้เกิดการหยุดชะงักในการทำธุรกิจซึ่งจะทำให้ขาดความต่อเนื่องในการทำงานและจะส่งผลเสียให้กับบริษัท โดยข้อสำคัญคือผู้ประกอบการจะต้องหาเงินมาเข้าบัญชีให้ได้ก่อนวันที่ถูกกำหนดลงไปในเช็คด้วย เพื่อเป็นการป้องกันเช็คคืนซึ่งจะส่งผลเสียในด้านภาพลักษณ์อย่างมาก ดังนั้นการบริหารและจัดการเรื่องเงินจึงเป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการจะต้องนำไปปฏิบัติให้ได้ถ้าคิดจะใช้บัญชีกระแสรายวันด้วยเหตุผลนี้

เพื่อค้ำประกันเงินกู้

ปัจจุบันวิธีนี้ก็ยังสามารถพบเห็นได้อยู่อย่างสม่ำเสมอโดยถ้าผู้ประกอบการมีความจำเป็นเร่งด่วนจริงๆที่ต้องใช้เงินสดเป็นจำนวนมากแต่มีเงินไม่พอ อีกทั้งการไปขอสินเชื่อกับทางธนาคารก็ใช้เวลานานเกินไป การไปขอกู้เงินสดจากบุคคลที่รู้จักและนำเช็คสั่งจ่ายล่วงหน้าไปเป็นตัวค้ำประกันเอาไว้ก่อนจึงเป็นทางเลือกที่สามารถทำได้และยังถูกต้องตามกฎหมายอีกด้วย ซึ่งจำนวนเงินที่กู้ยืมไปและกำหนดการใช้คืนให้เอามาเขียนไว้ในเช็คโดยอาจจะมีหรือไม่มีดอกเบี้ยรวมลงไปก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตกลงกันระหว่างผู้ประกอบการกับผู้ให้กู้ โดยนอกจากนี้ขอแนะนำให้ทำสัญญาเงินกู้และติดอากรแสตมป์ควบคู่กันไปด้วยเพื่อเป็นการป้องกันความผิดพลาดและแสดงความบริสุทธ์ใจด้วยกันจากทั้ง 2 ฝ่าย

การใช้บัญชีกระแสรายวันและเช็คเป็นเครื่องมือในการจัดการเรื่องการเงินในธุรกิจให้ประสบผลสำเร็จได้นั้น สิ่งสำคัญที่คงจะหนีไม่พ้นก็คือในเรื่องระเบียบวินัยทางการเงินของตัวผู้ประกอบการที่จะต้องมีการบริหารและจัดการอย่างลงตัวมากที่สุด เพื่อเป็นการป้องกันความผิดพลาดและอุบัติเหตุทางธุรกิจที่อาจเกิดขึ้นได้ นอกจากนี้ยังควรพิจารณาในเรื่องรายละเอียดปลีกย่อยของข้อเสนอและข้อกำหนดต่างๆในการใช้บัญชีกระแสรายวันของทางทุกธนาคารด้วย เพราะล้วนมีรายละเอียดข้อเสนอที่แตกต่างกันออกไป จากนั้นจึงตัดสินใจเลือกเปิดบัญชีกระแสรายวันพร้อมและการใช้สมุดเช็คกับธนาคารที่เหมาะสมและเอื้อประโยชน์กับธุรกิจของผู้ประกอบการมากที่สุด

อ้างอิงจาก pattanakit