การศึกษาความเป็นไปได้ของการร่วมทุนเพื่อพัฒนาองค์กร
 

ภาพจาก https://pixabay.com

หลายๆ ที่เราได้แค่เรียนรู้ รับรู้ แต่ขาดการลงมือทำ นั้น คือ อุปสรรคในการเริ่มต้นการทำงาน บทความนี้ตัวผู้เขียนเองเริ่มต้นจากการลงมือทำก่อนที่จะได้รับรู้เรื่องวิธีการหรือทฤษฎีที่จำเป็นต้องรู้ หลังจากได้เข้าปรับเปลี่ยนทัศนคติใหม่ในรั่วมหาลัย ปริญญาโท อีก ครั้ง ทำให้เราเข้าใจมิติและศาสตร์แห่งการบริหารองค์กรมากขึ้นอย่างเป็นลำดับขั้นตอน จึงอยากเก็บประสบการณ์ที่ทำงานด้านที่ปรึกษามาแบ่งปันกัน

การเข้าใจปัญหา (Problem Recognition)
 

ภาพจาก https://pixabay.com

วัฎจักรการพัฒนาระบบงาน ( System development Life Cycle : SDLC ) คือ ขั้นตอนหรือกระบวนการในการพัฒนาระบบงาน ซึ่งมีจุดเริ่มต้นในการทํางานและจุดสิ้นสุดของการปฏิบัติงาน การพัฒนาจะประกอบไปด้วยกลุ่มกิจกรรม 3 ส่วนหลักๆ ด้วยกัน 

 *** สำคัญอย่างมากที่ต้องนำตัวเข้าไปในงานแล้วจะเข้าใจปัญหาที่แท้จริง ***

 

ภาพจาก https://pixabay.com

ภาพจาก https://pixabay.com

การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) หมายถึง การวิเคราะห์เปรียบเทียบเพื่อหาข้อสรุปว่าควรพัฒนาระบบงานหรือไม่ และควรพัฒนาด้านใด (บางงานในระบบเดิมอาจจะดีอยู่แล้ว) การศึกษาความเป็นไปได้มีอยู่ 4 ด้าน ดังนี้
 

ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค (Technical Feasibility) คือ ความเป็นไปได้ของการสร้างระบบใหม่ โดยนำเทคโนโลยีที่มีในระบบปัจจุบันมาใช้งาน หรือ การอัปเกรดเทคโนโลยีที่มีอยู่เดิมให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น หรือ ควรใช้เทคโนโลยีใหม่ทั้งหมด  เทคโนโลยี ได้แก่ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ฐานข้อมูล การสื่อสารข้อมูล ต้องมั่นใจว่าเทคโนโลยีนั้นมีประสิทธิภาพ มีความปลอดภัยและเชื่อถือได้ ง่ายต่อการใช้ 
 

ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน  (Operational Feasibility) คือ ความเป็นไปได้ของระบบใหม่ที่จะให้ข้อมูลที่ถูกต้องตรงความต้องการของผู้ใช้ การคำนึงถึงทัศนคติและทักษะของผู้ใช้งานกับระบบใหม่ที่มีการปรับโครงสร้างการทำงานว่าเป็นที่พอใจและยอมรับหรือไม่ อาจศึกษาว่า ระบบใหม่สามารถเตรียมข้อมูลต่างๆ ให้กับบุคลากรในหน่วยงานได้ถูกต้องหรือไม่  ต้องตรวจสอบว่า  ระบบใหม่สามารถติดตั้งรวมกับการทำงานของระบบปัจจุบันได้หรือไม่  และจะใช้งานร่วมกันอย่างไร ในการติดตั้งระบบใหม่ งานใดบ้างที่ต้องปรับโครงสร้างการทำงานใหม่  หรืองานใดบ้างที่ต้องฝึกอบรมการทำงานใหม่
 

ความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์  (Economical Feasibility) คือ ความเป็นไปได้ในทางการเงินและเศรษฐกิจ โดยคำนึงถึงต้นทุนค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบ ความคุ้มค่าของระบบประมาณการจำนวนเงินที่ต้องใช้สำหรับการทำโครงการ อาจแยกเป็น  ค่าใช้จ่ายในการศึกษาระบบ ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์

รวมถึงการบำรุงรักษาระบบ ผลประโยชน์ที่จะได้รับในรูปแบบของการลดค่าใช้จ่ายค่าใช้จ่ายของระบบเดิมที่ยังไม่พัฒนา เทียบกับระบบที่กำลังจะพัฒนาค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร คือค่าจ้างแรงงานที่จะจ่ายหลังจากพัฒนาระบบเสร็จแล้วค่าใช้จ่ายด้านติดตั้งระบบ เช่น ค่าสถานที่ เฟอร์นิเจอร์ จัดทำข้อมูล จัดทำเอกสารแบบฟอร์มต่างๆ, ค่าอบรม เป็นต้น ค่าใช้จ่ายด้านการปฏิบัติงาน เช่น ค่าไฟฟ้า อาคารสถานที่ เป็นต้น
 

ความเป็นไปได้ทางด้านกฎหมาย (Legal Feasibility) คือ ความเป็นไปได้ในด้านระเบียบ ข้อบังคับ และกฎหมาย ว่าระบบที่จะพัฒนานั้นต้องไม่ขัดต่อระเบียบข้อบังคับของกฎหมาย และขององค์กรที่มีอยู่ 
 

การบริหารโครงการ (Project Management) 
 

ภาพจาก https://pixabay.com

โครงการ หมายถึง กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกัน มีหลายขั้นตอน แต่มีจุดประสงค์เดียวกัน คือ ต้องการให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ ทั้งในเรื่องของเวลา งบประมาณ ทรัพยากรดังนั้นต้องมีการวางแผนกิจกรรม อาจอยู่ในรูปของตาราง จะใช้ แกนต์ชาร์ต (gantt chart) มาช่วยในการวางแผนและกำหนดเวลาในการทำงานของโครงการ จะเขียนในรูปกราฟของกิจกรรม โดยที่ แกน Y แทนกิจกรรมต่างๆ ที่มีในโครงการ แกน X แทนเวลาในการทำงานของแต่ละกิจกรรม
 

การควบคุมโครงการ
 

จะใช้ PERT Diagram (หรือ Program Evaluation and Review Technique) มาช่วยในการบริหารโครงการด้วยการวางแผน ควบคุม โดยเน้นด้านเวลาในการดำเนินโครงการ

ภาพจาก https://pixabay.com

การพิจารณาความคุ้มค่าต่อการลงทุนพัฒนาโครงการ
 

ในการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อใช้ในองค์การถือเป็นงานที่ค่อนข้างใหญ่ ซึ่งหมายถึงต้องมีการลงทุนในระยะยาว เพื่อให้ได้ผลตอบแทนที่คุ้มค่าในอนาคต ดังนั้นเงินทุนที่ได้ลงทุนไปจึงจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ว่า ประกอบด้วยต้นทุนอะไรบ้าง และความคุ้มค่าจากการลงทุนที่เกินจากการพัฒนาระบบใหม่ จะเกิดขึ้นหลังจากที่ได้ลงทุนไปแล้วนานเท่าใด ต้องใช้ระยะเวลาเท่าใดในการคืนทุน เป็นต้นซึ่งมีวิธีการพิจารณาที่เป็นที่นิยมอยู่ 3 แบบ คือ

1.การวิเคราะห์โดยพิจารณาจุดคุ้มทุน (Break-even analysis) เป็นการเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายที่ดำเนินการในระบบปัจจุบันกับค่าใช้จ่ายของโครงการใหม่ โดยอยู่ภายใต้เงื่อนไขว่าเมื่อระบบมีการเติบโตแล้วค่าใช้จ่ายก็ย่อมเพิ่มขึ้น ขณะที่ผลตอบแทนต่อระบบใหม่ยังคงเดิม ซึ่งเงื่อนไขนี้อาจไม่เป็นจริงต่อระบบธุรกิจ แต่จะใกล้เคียงความเป็นจริงเมื่อเป็นระบบงานของรัฐเนื่องจากรัฐไม่มุ่งเน้นหากำไร
 

2.การวิเคราะห์ระยะเวลาคืนทุน (Payback analysis) วิธีนี้จะพิจารณาผลตอบแทนที่ได้รับกลับมาภายหลังจากการใช้งานระบบใหม่ 
 

3.การวิเคราะห์มูลค่าของเงินปัจจุบัน (Present value analysis) ค่าเงินในปัจจุบัน และอนาคตจะมีค่าไม่เท่ากัน เช่น เงิน 100 บาทในปัจจุบัน หากเวลาผ่านไป 5 ปี ค่าของเงิน 100 บาทก็จะลดลง

ภาพจาก https://pixabay.com

 

มูลค่าปัจจุบัน  = (กำไรปีที่ n)* (ปัจจัยส่วนลด)

ปัจจัยส่วนลด  = 1/ (1+r/100) n (เมื่อ r คืออัตราดอกเบี้ย)

จากตัวอย่างหลายๆหัวข้อ แม้จะออกเชิงวิชาการ แต่เข้าใจได้ไม่ยากนัก “ การพิจารณาความคุ้มค่าต่อการลงทุนพัฒนาโครงการ “ ต่างต้องอาศัยข้อมูล เพื่อนำมาเปรียบเทียบและวิเคราะห์ในธุรกิจหรือในอุตสาหกรรมของเราเอง เพื่อแสวงหาช่องทางหรือรูปแบบของเราในการแข่งขันในตลาดเดียวกัน

ติดตามบทความถัดไปที่จะหาเคสตัวอย่างมานำเสนอเพื่อนๆสมาชิกกันครับ

 

อาจารย์อ๊อด  น้ำดี