ในการบริหารเอกสารนั้น มีส่วนสำคัญในการดำเนินงานองค์การเพื่อให้บริการกับทุกส่วนงาน ในองค์การ ในการจัดหาข้อมูลให้ถูกต้องทันเวลา และประหยัด โดยต้องมีการบริหารจัดการอย่างเป็นระบบในการสร้างสรรค์ คิดค้น ธำรงรักษาซ่อมแซม จัดเก็บ ทำลาย ปกป้องและดูแลเอกสารตามกระบวนการและมีการควบคุมอย่างเป็นระบบในแต่ละช่วงของวงจรชีวิตเอกสาร ในการจัดเก็บเอกสาร ควรทราบข้อมูลและระยะเวลาการเก็บเอกสาร

ทั้งปริมาณข้อมูล และต้นทุนการเก็บรักษา และการนำข้อมูลมาใช้ รวมทั้งการจัดประเภทเอกสารด้วย เพราะเอกสารสำคัญของแห่งหนึ่งอาจเป็นเพียงเอกสารมีประโยชน์สำหรับอีกแห่งหนึ่งเท่านั้น ซึ่งควรมีการแบ่งเอกสารออกเป็นประเภทต่างๆ ดังนี้ คือ เอกสารสำคัญที่สุด เอกสารสำคัญ เอกสารมีประโยชน์ และเอกสารไม่จำเป็น

 

จากนั้นต้องมีการจัดสร้างแฟ้มเอกสาร เพื่อใช้เป็นอุปกรณ์ในการเก็บเอกสาร ซึ่งทั่วไประบบที่ง่ายที่สุดในการเรียงลำดับแฟ้มเอกสาร ควรมีการแบ่งแฟ้มดังนี้ แบ่งเป็นแฟ้มส่วนหลักต่างๆ วางคำแนะนำการใช้ไว้หน้าแรกของแต่ละส่วน จัดให้แฟ้มอยู่ในระดับสายตา และจัดแฟ้มให้เพียงพอกับการใช้งาน และมีแฟ้มเฉพาะ ไว้กรณีที่มีเอกสารในเรื่องเดียวกันอย่างน้อย 5 ชิ้นและทราบว่าจะมีเอกสารเพื่อการสื่อสารเพิ่มขึ้นตามมาอีก ให้จัดเตรียมเปิดแฟ้มเฉพาะนี้ขึ้นมา โดยทำดัชนีติดเป็นชื่อแฟ้ม สุดท้ายก็ควรมีแฟ้มเบ็ดเตล็ด ใช้เก็บเอกสารเล็กๆ น้อยๆ เป็นการติดต่อเป็นครั้งคราว หรือไม่ค่อยเกิดขึ้นบ่อยนัก
 

ทั้งหมดที่กล่าวถึงโดยย่อเกี่ยวกับงานบริหารสำนักงานนั้น ท่านผู้ทำธุรกิจอาจจะเห็นว่า การบริหารสำนักงานดูเหมือนจะไม่ใช่เรื่องใหญ่ในการทำธุรกิจ แต่แท้จริงแล้ว ก็ไม่ใช่เรื่องเล็กๆ ที่ท่านจะละเลยได้ เพราะมิเช่นนั้นแล้วท่านจะพบว่า ขณะดำเนินงานจะเกิดความสับสนวุ่นวายในการปฏิบัติ และทำให้งานไม่สามารถเลื่อนไหลได้อย่างต่อเนื่อง อาจทำให้เกิดความเสียหายใหญ่หลวงตามมา ตั้งแต่ งานล่าช้า ไม่ทันเวลา อันอาจส่งผลพวงให้งานอื่นๆ ที่ต่อเนื่องเกิดความล้มเหลวตามไปด้วยอีกมากมาย ซึ่งนั่นก็เป็นเหตุหนึ่งที่ทำให้งานสำคัญๆ พังทลายลงได้เช่นกัน
 

ท่านผู้ทำธุรกิจจึงไม่ควรมองข้ามการวางระบบการบริหารงานสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ รัดกุม และเผื่อทางรองรับความเปลี่ยนแปลงในอนาคตไว้อย่างดีด้วย จึงจะทำให้การดำเนินธุรกิจของท่านไม่ต้องมาพบกับปัญหาอุปสรรคจากเรื่องที่ไม่น่าจะเป็นเรื่องเหล่านั้น
 

อ้างอิงจาก อาจารย์วิภาวรรณ กลิ่นหอม