การบริหารจัดการเงินสดในธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม(SMEs)

ในการทำธุรกิจ เงินสดเปรียบเสมือนอ๊อกซิเจนที่จะช่วยให้ธุรกิจอยู่รอดได้ และเจริญรุ่งเรืองขึ้น รวมทั้งยังใช้เป็นตัวชี้วัดในเบื้องต้นของความแข็งแกร่งทางธุรกิจ จนมีการกล่าวกันว่า “ธุรกิจสามารถอยู่รอดได้ในระยะสั้นถ้าขาดยอดขายและกำไร แต่จะอยู่ไม่ได้เลยถ้าขาดเงินสด”                

เกร็ดความรู้ในครั้งนี้จะให้ข้อแนะนำการบริหารจัดการเงินสดอย่างมีประสิทธิภาพทำอย่างไร รวมทั้งวิธีการจัดการกับผู้บริโภค ซัพพลายเออร์ และผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหลายที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการไหลเวียนเงินสด ตลอดจน การแจกแจงปัญหาที่มักจะเกิดขึ้น และแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ควรรู้

เทคนิคพื้นฐานที่ควรปฎิบัติ ประกอบด้วย

• ต้องสำรองเงินสดไว้อย่างเคร่งครัดสำหรับรายการที่ต้องจ่ายประจำ เช่น เงินเดือน เงินกู้ และภาษี เป็นต้น เพื่อหลีกเลี่ยงการโดนปรับ หรือการประท้วงจากแรงงาน
• หามาตรการจูงใจให้ลูกค้าจ่ายค่าสินค้าและบริการเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้
• ชำระหนี้อย่างสม่ำเสมอและตรงเวลา หรือหันมาใช้วิธีการกระจายหนี้ (Debt Factoring)
• ขอให้ซัพพลายเออร์ยืดระยะเวลาการชำระเงินให้นานที่สุด
• พยายามหลีกเลี่ยงการสั่งสินค้าเข้ามาไว้ในสต็อกเป็นจำนวนมาก แต่ให้ใช้วิธีสั่งบ่อย ๆ 
• ใช้วิธีการเช่าซื้อเครื่องมือ เครื่องจักรแทนการซื้อขาด หรือการจ่ายเงินครั้งเดียวหมด
• เพิ่มความสามารถในการทำกำไร
• เพิ่มการขอกู้ยืมเงิน หรือเพิ่มเงินลงทุนเข้าไว้ในธุรกิจ

การพยากรณ์ปริมาณการไหลเวียนของเงินสดจะช่วยให้ธุรกิจสามารถคาดการณ์จุดสูงสุดและต่ำสุดของภาวะดุลเงินสดได้ เป็นประโยชน์ต่อ การวางแผนกู้ยืมเงิน และยังบอกได้ว่าจะมีเงินสดส่วนเกินที่ต้องการจำนวนเท่าไร เวลาไหน

การพยากรณ์มักจะทำเป็นรายไตรมาส หรือรายปีล่วงหน้า และแบ่งระยะเวลาออกเป็นสัปดาห์ หรือเดือน หรือรายวันในกรณีที่ธุรกิจอยู่ในสถานการณ์ย่ำแย่ การทำพยากรณ์เป็นรายวันจะมีประโยชน์มากขึ้น แต่ระยะเวลาที่ดีที่สุดที่มีการแนะนำคือ ระยะเวลาที่ต้องมีการจ่ายค่าใช้จ่ายประจำ รายการที่จะพยากรณ์มักจะประกอบด้วย รายรับ รายจ่าย ส่วนต่างระหว่างรายรับและรายจ่าย ดุลบัญชีธนาคารทั้งช่วงเปิดและปิด

ไม่มีวิธีการใดดีที่สุดสำหรับการพยากรณ์การไหลเวียนของเงินสด วิธีการพื้นฐานที่มักจะใช้กันคือ การแยกข้อมูลการเงินออกเป็น 2 กลุ่ม

1. ส่วนของการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ ประกอบด้วย ยอดขายที่เป็นเงินสด รายรับจากการขายเป็นเงินเชื่อในช่วงก่อนหน้า ดอกเบี้ยที่ได้รับจากเงินออม รายจ่ายซื้อวัตถุดิบจากซัพพลายเออร์ การเช่าซื้อและการผ่อนชำระ ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่าเช่า ค่าประกัน ค่าสาธารณูปการ ค่าโทรศัพท์ ค่าจ้าง ภาษีและค่าประกันสังคม และดอกเบี้ยจ่าย เป็นต้น
2. ส่วนที่นำมาใช้เป็นทุน ประกอบด้วย เงินกู้จากธนาคาร การเพิ่มสัดส่วนทุน เงินปันผลที่จ่าย และการจ่ายคืนเงินกู้

การแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่แบบนี้จะช่วยให้เห็นถึงระดับของการพึ่งตนเองของกิจการในแต่ละวันได้ กลุ่มที่ต้องให้ความสำคัญในการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วคือ รายการค่าใช้จ่ายสุทธิ (รายจ่าย-รายรับ) ในส่วนของการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ ซึ่งถ้าเป็นบวก แสดงให้เห็นถึงสถานการณ์ของการขาดแคลนเงินสดในเวลานั้น

การใช้ซอฟท์แวร์ทางการบัญชีจะเป็นเครื่องมือที่ดีที่ช่วยให้การพยากรณ์มีความแม่นยำ และสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามแนวโน้มตลาดหรือสถานการณ์ของธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป
 
ข้อพึงระวัง ที่มักจะเกิดขึ้น และเป็นปัญหาต่อการจัดการเงินสดของธุรกิจ คือ

• ขาดการควบคุมสินเชื่อที่ดี ความล้มเหลวในการตรวจสอบสินเชื่อของลูกค้าถือเป็นความเสี่ยงสูง โดยเฉพาะถ้ากลยุทธ์ของการเรียกเก็บหนี้ขาดประสิทธิภาพ
• ความล้มเหลวที่จะส่งของให้ตามใบสั่ง ถ้าธุรกิจไม่สามารถส่งของให้ตรงเวลา หรือตามสเป็คของสินค้า ธุรกิจจะไม่สามารถได้รับเงิน ดังนั้น ธุรกิจต้องมีการจัดทำระบบที่จะควบคุมประสิทธิภาพการผลิต รวมไปถึงปริมาณและคุณภาพของสินค้าที่ผลิตขึ้น และที่เก็บสต๊อคไว้อยู่เสมอ
• การตลาดที่ใช้ไม่ได้ผล ถ้ายอดขายคงที่ หรือร่วงลง ธุรกิจต้องทบทวนและปรับแผนการตลาดเสียใหม่โดยทันที
• การให้บริการสั่งซื้อสินค้าที่ขาดประสิทธิภาพ ธุรกิจที่ดีต้องหาวิธีการที่จะทำให้ช่องทางการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้ามีความสะดวก และง่ายต่อการทำธุรกิจด้วย ถ้าเป็นไปได้ อาจรับคำสั่งซื้อทางโทรศัพท์ อีเมล์ หรือทางอินเตอร์เน็ต และต้องให้แน่ใจว่าแคตาล็อก และใบสั่งซื้อสินค้ามีความชัดเจนและง่ายต่อการใช้
• ขาดการบริหารจัดการบัญชีที่ดี ธุรกิจต้องจับตามองสัดส่วนทางการเงินหลัก ๆ ไว้อย่างสม่ำเสมอ เพื่อคอยทำหน้าที่เสมือนสัญญาณเตือนภัยที่อาจจะเกิดขึ้นกับปริมาณการไหลเวียนของเงินสด หรือป้องกันไม่ให้สั่งสินค้ามามากเกินไป
• การบริหารจัดการซัพพลายเออร์มีไม่เพียงพอ ซัพพลายเออร์บางรายอาจคิดค่าสินค้าและบริการที่มากกว่าทั่วไป หรืออาจใช้ระยะเวลาในการส่งมอบนานเกินไป ธุรกิจจำเป็นต้องมีระบบการบริหารจัดการซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม ขาดการควบคุมที่มีประสิทธิภาพ ในการทำกำไร หรือการลดต้นทุนค่าโสหุ้ยทางธุรกิจ

วิธีการหลัก ๆ ที่จะช่วยลดความไม่ลงตัวระหว่างเงินไหลเข้าและเงินไหลออกของธุรกิจ จะเกี่ยวข้องกับการจัดการใน 4 เรื่อง ได้แก่

การบริหารจัดการลูกค้า

1. ต้องกำหนดนโยบายการให้สินเชื่อที่ชัดเจน ทั้งระยะเวลาการชำระเงิน และจำนวนเงินที่ต้องชำระในแต่ละงวด
2. มีการออกใบกำกับสินค้า (Invoices) อย่างตรงเวลา
3. หมั่นติดตามการชำระเงินในลูกค้าที่มีประวัติดีอย่างสม่ำเสมอ และอาจจะตั้งรางวัลในรูปของส่วนลดพิเศษเพื่อเป็นแรงจูงใจ
4. จัดแยกใบกำกับสินค้าที่เกินกำหนดการชำระเงินไว้ด้วยกัน เพื่อหาวิธีการเร่งรัดการชำระเงินให้เร็วขึ้น และอาจมีการคิดค่าธรรมเนียมของการชำระเงินล่าช้าเพื่อเป็นการลงโทษ
5. พยายามต่อรองให้มีการชำระเงินล่วงหน้าในกรณีที่เป็นการซื้อขายจำนวนมาก
6. ลองใช้วิธีการให้บุคคลที่สามเข้ามาซื้อใบกำกับสินค้า

การบริหารจัดการซัพพลายเออร์ พยายามขอระยะเวลาการให้เครดิตนานที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยการให้แรงจูงใจแก่ซัพพลายเออร์ อาทิ การสั่งซื้อของอย่างสม่ำเสมอ แต่ต้องให้แน่ใจว่าคุณมีตลาดรองรับเพียงพอ หรืออาจใช้วิธีลดจำนวนสต๊อกสินค้าลง หันมาใช้ระบบ Just-in-time แทน

การชำระภาษี ธุรกิจมักจะมีการเสียภาษีหลายประเภท (เช่น ภาษีรายได้ ภาษีธุรกิจ และ VAT เป็นต้น) ซึ่งจำเป็นต้องมีการเก็บข้อมูลการชำระภาษีไว้เป็นอย่างดี เพื่อช่วยให้การบันทึกรายการหนี้สินและผลตอบแทนจากการทำธุรกิจมีความถูกต้องและแม่นยำมากขึ้น ในกรณีที่ธุรกิจต้องเกี่ยวข้องกับ VAT การซื้อของรายการหลักที่สำคัญๆ ควรดำเนินการในช่วงท้ายๆ ของการจ่ายภาษีประเภทนี้ จะช่วยให้การไหลเวียนของเงินสดดีขึ้น เพราะธุรกิจสามารถหักกลบยอดเงิน VAT ของการซื้อ กับ VAT ที่ธุรกิจจะเรียกเก็บจากการขายได้

การบริหารจัดการทรัพย์สิน ถ้าเป็นไปได้ให้ลองใช้วิธีการเช่าซื้อทรัพย์สินถาวร อาทิ เครื่องมือเครื่องใข้ต่างๆ แทนการซื้อทีเดียวที่ทำให้ต้องจ่ายเงินสดไปมาก โดยเฉพาะกรณีของธุรกิจที่ตั้งใหม่

อ้างอิงจาก pattanakit