นอกจากนั้นมักจะจัดให้มีการประกวดแข่งขันการจัดสำนักงานของหน่วยงานภายในองค์กร ด้วย เพื่อเป็นการกระตุ้นให้พนักงาน เกิดความตระหนัก และเห็นความสำคัญในกิจกรรมดังกล่าว และเพื่อให้หน่วยงานของตนได้รับการคัดเลือกให้อยู่ในลำดับต้นๆของการประกวด ด้วย

 

สำหรับหน่วยงานที่ได้รับการพิจารณาคัดเลือกว่ามีความโดดเด่น จากการประกวดนั้น แน่นอนว่ารูปร่างหน้าตาของสำนักงานที่ปรากฎให้เห็นภายนอก จะต้องมีความน่าชื่นชม สวยงามในสายตาของคณะกรรมการตัดสิน และคนทั่วไป แต่เกณฑ์ของการตัดสินนั้น ส่วนใหญ่มักจะพิจารณา เพียงรูปลักษณ์ภายนอกเป็นสำคัญ ซึ่งเกณฑ์ดังกล่าวคงจะไม่ได้เป็นหลักประกันว่า ผลการปฏิบัติงานของพนักงาน ณ สำนักงานแห่งนั้น จะมีประสิทธิผล และเกิดประสิทธิภาพสูงสุดกับองค์กรตามไปด้วย

 

ผู้เขียนได้มีโอกาสพบเห็นรูปแบบของสำนักงานอีกรูปแบบหนึ่งที่น่าสนใจและแตกต่างจากสำนักงาน ทั่วๆไปที่ได้พบเห็นมา ซึ่งสำนักงานดังกล่าวอยู่ในสำนักงานใหญ่ของ บริษัท NTT DoCoMo ณ กรุงโตเกียว ประเทศญี่ปุ่น สำนักงานแห่งนี้ จัดได้สวยงาม สะอาด และเป็นระเบียบเรียบร้อยมากเมื่อพิจารณาจากรูปลักษณ์ภายนอก และรูปแบบการจัดนี้มีจุดมุ่งหมายที่จะส่งเสริมให้เกิดการจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM) ภายในองค์กรซึ่งผู้ริเริ่มแนวคิดนี้

ซึ่งผู้ริเริ่มแนวคิดนี้คาดหวังว่ารูปแบบการจัดสำนักงานดังกล่าวจะส่งผลต่อ ประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของพนักงานและความสำเร็จขององค์กร และเขาได้เรียกรูปของสำนักงานนี้ว่า Mobile Office
 

Mobile Office  ที่ได้ไปดูงานมานั้นเป็นแนวคิดของ Mr. Kunio Ushioda ตำแหน่งรองผู้อำนวยการสำนักงาน Corporate Marketing Headquarters (CMH) บริษัท NTT DoCoMo ซึ่งเป็นบริษัทโทรคมนาคมที่ยิ่งใหญ่อยู่ในระดับแนวหน้าของประเทศญี่ปุ่น คุณ Ushioda ได้เริ่มแนวความคิดนี้ในสำนักงานของท่านเมื่อปี พ.ศ. 2546 โดยประยุกต์แนวคิด KM ของ Prof. Nonaka and Dr.Takeuchi , Hitotsubashi Universityที่ทราบกันทั่วไปในชื่อของ SECI Model ซึ่งความรู้เรื่อง SECI Model มีรายละเอียดมาก และต้องใช้เวลาในการทำความเข้าใจ แต่ผู้เขียนจะพยายามนำเสนอแนวคิดดังกล่าวให้สั้น และเข้าใจง่ายที่สุด

 

การจัดการความรู้ในองค์กรต่าง ๆ จะเริ่มที่พนักงาน ซึ่งแต่ละคนจะมีทักษะความสามารถที่เป็นความรู้ซ่อนอยู่ภายใน (Tacit Knowledge) ของแต่ละบุคคล โดยที่เจ้าตัวอาจจะทราบหรือไม่ทราบก็ได้ และ Tacit Knowledge นี้จะปรากฎออกมาเมื่อพนักงานเริ่มปฎิบัติงาน และเมื่อมีการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มก็จะเกิดการเรียนรู้แลกเปลี่ยน Tacit Knowledge หรือความรู้ในรูปแบบของ ทักษะ และประสบการณ์ระหว่างพนักงานด้วยกัน

 

ซึ่งทำให้พนักงานมี Tacit Knowledge ใหม่ ๆ เพิ่มพูนมากขึ้น และเมื่อมีนักวิชาการได้นำ Tacit Knowledge ดังกล่าวมาศึกษาวิเคราะห์ และสรุปออกมาเป็นความรู้ที่แสดงถึงแนวทาง ขั้นตอน กฎระเบียบ และอาจจะปรุงแต่งตามหลักวิชาการจนเป็นทฤษฎี ในการปฏิบัติงาน ความรู้ในลักษณะนี้เป็นความรู้ที่เปิดเผย (Explicit Knowledge) ปรากฎให้เห็นในเอกสาร ตำรา ในอินเทอร์เน็ต หรือสื่อต่าง ๆ พร้อมที่จะให้ผู้คนทั่วไปได้นำไปศึกษาเพิ่มพูนความรู้ได้ตามความต้องการ และเมื่อ Explicit Knowledge นี้ได้มีการนำไปศึกษา และฝึกปฎิบัติเป็นประจำแล้ว ความรู้นี้จะถูกสะสมในตัวผู้ปฏิบัติและจะเกิดกระบวนการเปลี่ยนแปลงจาก Explicit Knowledge เป็น Tacit Knowledge โดยอัตโนมัติ

 

ความรู้ทั้ง 2 ประเภทนี้ จะปรับเปลี่ยนและหมุนเวียนเป็นวัฏจักรของความรู้ หากจะเปรียบให้เห็นภาพพจน์ก็ขอปรียบเทียบกับภาพของ หยิน และ หยาง ตามปรัชญาจีน ซึ่งผู้เขียนจะเปรียบหยิน เป็น Tacit Knowledge และหยาง เป็น Explicit Knowledge การหมุนเวียน เปลี่ยนแปลงของความรู้ทั้ง 2 นี้ จะก่อให้เกิดความรู้ใหม่ๆเพิ่มขึ้น ซึ่ง Prof. Nonaka ได้เรียก การเปลี่ยนแปลงนี้ว่า เกลียวความรู้ (Knowledge Spiral) และหากเกลียวความรู้นี้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องตลอดเวลาภายในองค์กรใด องค์กรนั้น ๆ ก็จะเกิดความรู้ใหม่ ๆ และมีผลผลิตที่เพิ่มขึ้น ซึ่งสิ่งนี้จะเป็นความคิดพื้นฐานที่คุณ Ushioda นำไปวางรูปแบบของ Mobile Office

 

โดยในช่วงเริ่มต้นเขาได้ตั้ง concept ของการดำเนินการว่า “Creation by Cross Culture” ซึ่งมีความหมายว่าความรู้ใหม่ในองค์กร จะเกิดขึ้นได้จากการประสานงาน และปรึกษาหารืองานร่วมกันของพนักงานที่มีระดับความรู้ความสามารถ และมีข่าวสารข้อมูลที่เหมือนกัน และแตกต่างกัน

ดังนั้น แผนผัง (layout) ของMobile office ที่ได้จากการระดมความคิดร่วมกันของคุณ Ushioda และพนักงาน 1,600 คนของสำนักงาน CMH บริษัท NTT DoCoMo จีงมีรูปแบบของสำนักงานที่ส่งเสริมให้พนักงานทั้งหมดขององค์กร ซึ่งมีภูมิหลังด้านความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ที่อาจจะต่างกันหรือคลายคลึงกัน ได้มีโอกาสพบปะแลกเปลี่ยนความรู้ และมีการประสานงานร่วมกันอย่างสม่ำเสมอ จนเกิดเกลียวความรู้ หรือความรู้ใหม่ในองค์กร
 

Mobile officeของคุณ Ushioda ที่อาศัยหลักการ KM เป็นแนวคิดนั้นจะมีรูปลักษณ์ที่แตกต่างจากสำนักงานทั่ว ๆ ไปในปัจจุบันนี้ ที่จัดโต๊ะทำงานให้พนักงานนั่งครอบครองเป็นเจ้าของคนละตัว และบางแห่ง ก็จะแบ่งเขตแดนของแต่ละบุคคลด้วยผนังถาวร หรือผนังที่เคลื่อนย้ายได้ (Partition) หรือ

อาจจะจัดเป็นห้องทำงานมีประตูเปิดปิดอย่างมิดชิดสำหรับบุคลากรระดับผู้ บริหาร ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะไม่พบเห็นในรูปแบบของ Mobile Office และรูปแบบของสำนักงานตามแนวคิดใหม่นี้ จะมีรูปแบบโดยทั่วไปสรุปได้ดังนี้

อ้างอิงจาก hrtothai.com