สูตรบริหารเงิน เข้าถึงง่าย เงินสดย่อย (Petty Cash) ที่ร้านใหญ่ไม่เคยบอก!
 

การทำธุรกิจไม่ให้ขาดทุนต้องบริหารการเงินให้มีประสิทธิภาพ มีตัวอย่างให้เห็นแล้วกับร้านที่ขายดีแต่สุดท้ายก็เจ๊ง ไม่เป็นท่า หลักการเบื้องต้นสำคัญด้านการเงินทางธุรกิจที่ควรรู้คือ

ซึ่งตามทฤษฏีส่วนใหญ่ก็มักจะพูดถึงแต่ภาพรวมในมุมกว้าง แต่ในความเป็นจริงเรื่องของ เงินสดย่อย (Petty Cash) ก็เป็นอีกสิ่งสำคัญที่คนทำธุรกิจควรรู้เช่นกัน
 

 

เงินสดย่อย หรือ Petty cash คือเงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการเป็นผู้กำหนดขึ้นไว้จ่ายค่าใช้จ่ายภายในกิจการ โดยเป็นเงินที่มีจำนวนไม่มากนัก ซึ่งไม่เหมาะสมกับการเบิกจ่ายเป็นเช็ค หรือไม่สะดวกในการเขียนเช็คสั่งจ่ายเมื่อต้องการใช้งาน ซึ่งเมื่อเกิดเหตุการณ์แบบนี้ขึ้นแล้วกิจการก็มีความจำเป็นที่จะต้องรีบจ่ายเงินทันที และเงินสดย่อยนี้จะอยู่ในความรับผิดชอบของพนักงานการเงิน หรือพนักงานบริษัทคนใดคนหนึ่งก็ได้ เรียกว่า “ผู้รักษาเงินสดย่อย” ส่วนหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้รักษาเงินสดย่อยก็คือ

ถ้ายังมองไม่เห็นภาพว่า “เงินสดย่อย” (Petty Cash) เป็นอย่างไร ลองยกตัวอย่างธุรกิจร้านกาแฟเล็กๆแห่งหนึ่งที่ตั้งวงเงินสดย่อยไว้ เดือนละ 2,000 บาท ซึ่งมีการใช้จ่ายดังนี้

ผู้รักษาเงินสดย่อยจะต้องนำเอกสาร การจ่ายเงิน 500 บาท ไปขอเบิกชดเชยจากฝ่ายการเงิน หรือ เจ้าของกิจการ เพื่อนำกลับมาเติมวงเงินให้เท่าเดิมในต้นเดือนถัดไป และหมุนเวียนแบบนี้ทุกๆ เดือน จนกว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงเพิ่ม หรือ ลดวงเงิน 

 

ซึ่งเงินสดย่อยก็ยังแยกออกเป็นอีก 2 ประเภทได้แก่

อย่างไรก็ดีเรื่องของ “เงินสดย่อย” (Petty Cash) ก็เป็นส่วนหนึ่งของวิธีบริหารการเงิน การมีเงินสดย่อยก็เพื่อให้ธุรกิจมีความคล่องตัว สามารถนำเงินมาใช้จ่ายในค่าจิปาถะที่นอกเหนือ ซึ่งจะไม่กระทบกระเทือนในระบบบัญชี เพราะแยกประเภทออกมาให้เห็นชัดเจน ช่วยให้ง่ายต่อการควบคุมเงินภายในธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

 

แต่ไม่ว่าจะใช้ระบบการเงินที่ดีขนาดไหนก็ต้องระวังเรื่องเล่ย์เหลี่ยมกลโกงหรือการทุจริตที่คนเรามักฉลาดแกมโกงได้เสมอ นอกเหนือจากการใช้คนก็ควรมีเทคโนโลยีด้านการเงินเข้ามาสนับสนุนเพื่อลดความเสี่ยงและยังเป็นการอัพเกรดให้ธุรกิจพร้อมเติบโตต่อไปในอนาคตได้

 

นักเขียน

คุณรัตนชัย ม่วงงาม (เปี๊ยก)